LA SIMULACIÓN DINÁMICA

Dentro de lo que se considera Business Intelligence (BI), encontramos la Simulación Dinámica: en función de datos históricos del Datawarehousing (DW) y conocimiento de patrones de conducta del Data Mining (DM), se pueden definir escenarios, basados en supuestos que permiten hacer una proyección considerando, fundamentalmente, el transcurso del tiempo.

A través de métodos de Simulación Dinámica, se puede proyectar algo que sucederá en plazos de - por ejemplo - 10 años, incluso en escenarios de alta complejidad. Estos escenarios permiten distintas “corridas” atendiendo a la evolución o comportamiento de los factores que condicionan el contexto y por ende los resultados obtenidos por la empresa.

No podemos pensar que la suma de psicología y estadística nos va a garantizar los resultados; esto sería más pensamiento mágico que científico.

Lo que nos permite el BI con todas sus ramas es, básicamente, ofrecer un entorno para la toma de decisiones, donde el decisor se encuentre en óptimas condiciones para hacerlo.

En este caso el término óptimo, se utiliza como un sinónimo de la reducción al máximo posible del margen de incertidumbre: es decir, minimizar el riesgo.

El artículo completo pueden encontrarse en Evaluando ERP con el título "Business Intelligence para contadores"

Por Luis Nikkiel, Director de Improve Solutions, Crystalis Consulting, Grupo Seidor. www.imporvesolutions.com

LAS HERRAMIENTAS CONTABLES PUEDEN HACER QUE LOS EJECUTIVOS COMETAN ERRORES

Técnicas contables como la elaboración de presupuestos, proyecciones de ventas e informes financieros se consideran medios que ayudan a evitar la mala marcha de los negocios, ya que proporcionan a los gerentes planes realistas para dirigir sus acciones y darles información sobre los adelantos alcanzados. En otras palabras, su propósito es influenciar el optimismo emprendedor con una buena dosis de realismo numérico.
Por lo menos ésa es la teoría. Sin embargo, cuando Gavin Cassar, profesor de Contabilidad de Wharton, decidió probar esa idea, descubrió una cosa interesante: algunas herramientas contables no sólo ayudan a las personas a tomar buenas decisiones en sus negocios, también pueden desviarlas de sus objetivos.
El documento completo, producido por la Wharton School de la Universidad de Pensylvania puede obtenerse desde aqui.

¿CUÁLES SON LAS VENTAJAS DE UNA EMPRESA QUE INCORPORA UN SOFTWARE ERP OPEN SOURCE?

Ventajas económicas:

• La empresa puede acceder a bajisimos o ningún costo a los ERP existentes en el mercado, incorporarlos y modificarlos por medios propios sin depender del proveedor.
• Libre elección del proveedor de soporte técnico y de capacitación: puede elegir a quién contratar para que le brinde el servicio técnico y la capacitación, no quedando éstos exclusivamente en las manos del creador del ERP.

Ventajas funcionales:

• Mayor adaptación del software a la empresa y no al revés: al disponer del código fuente puede adaptar más rapidamente el ERP al modus operandi de la empresa y no al revés (como suele suceder con los software propietarios).
  
• Mayor seguridad: Al tener el acceso al código le puede hacer auditorias para saber qué es exactamente lo que hace el ERP y, así, detectar códigos maliciosos o transacciones de información no autorizadas. A su vez, puede arreglar los errores en menor tiempo por estar legalmente autorizado a modificar el código.

Ventajas tecnológicas:

• La empresa puede elegir el hardware que quiere usar independientemente del software ERP, ya que la plataforma GNU/Linux puede ser ejecutada sobre hardware de gran variedad de tamaños y tipos de procesadores.
• Mayor interoperabilidad: el software libre garantiza el respeto a los estándares en los formatos, protocolos e interfaces. Tiene acceso al API (interface entre aplicaciones), puede analizar cómo está implementada y, eventualmente, reformularla.

Autora: Ines Rubbini -Oratio Project -www.oratio-project.org

SEGURIDAD DE INFORMACIÓN Y OFICINAS VIRTUALES

Las Oficinas Virtuales operan por Internet como medio de interfaz y servidores –computadores de alta capacidad de almacenaje, procesamiento y seguridad altamente monitoreada en forma física y virtual- como medio de almacenamiento de datos.

OUTSOURCING POSITIVO

Estas “Oficinas” se especializan en las comunicaciones intra e inter empresas, almacenamiento seguro y confiable bajo estándares y políticas internacionales, asegurando la discreción y disponibilidad de los datos de cualquier persona/empresa. Entregan servicios bajo diferentes plataformas y herramientas de TI como: servicios de Intranet (correo electrónico, compartir ficheros y archivos, agendas y calendarización de reuniones/ eventos, etc.), Gestores de Proyecto, ERP’s, CRM’s y un potencial sin fin de aplicaciones/servicios para empresas/personas.

Puntos importantes de estos servicios son la disponibilidad de la información a todo horario y en cualquier lugar; sólo hace falta una conexión a Internet. Otro punto a destacar es el bajo costo de estos servicios, dado que no se necesita adquirir equipamiento de alto costo, ni tampoco contratar personal especializado que asegure su funcionamiento óptimo. Se trata de un outsourcing positivo en costos y operatividad.

SEGURIDAD

Ahora, ¿qué sucede con mi información?, ¿al estar en Internet, está disponible para todo el mundo?. Es válido preguntárselo en lo que respecta a nuestros datos, y obviamente los datos que relacionan
a nuestra empresa con el ambiente: clientes, proveedores, contactos y productos/servicios. El autor instaló un servidor abierto a Internet en su oficina en Chile para establecer una muestra de ataques de hackers, gusanos (worms) y mensajería spam grave (que incluya algún virus mas allá de publicidad no deseada), por un período de 3 meses con un contador de intentos de ataque, obteniendo la no despreciable suma de 2.000 intentos de ataques diarios en promedio. Es decir, independientemente de donde tenga mis datos, éstos son accesibles, existiendo además los riesgos de robo de las unidades físicas, incendios, etc. ¿Cómo asegurar que esta información permanecerá intocable para otros?. En lo que respecta a mantener seguro un servidor, primero hay que tener un especialista en seguridad y flujo de datos, que se encargue de este servidor, y perder mi tiempo preocupándome de que toda la parte técnica esté funcionando, antes de poder retomar el día a día de mi negocio.

Entonces, la anterior pregunta sería mejor plantearla con un punto de vista más actualizado y acorde a un ambiente global considerando sus peligros, como sigue: ¿Quién posee u otorga la mejor seguridad para mi información?, ¿Yo la asumo?, ¿Busco un especialista?, ¿Outsourcing?.

Todo dependerá de cuan “maniático” sea con mi información por no conocer servicios disponibles -no invasivos- versus la pérdida o espionaje total de esta misma información y, por consiguiente, el posible quiebre de mi empresa o pérdida de mi información personal.


Datos y Estadisticas

Laptop con información personal de al menos 280.000 ciudadanos de estados unidos retirados fue robado en un restaurante de un funcionario del Financial Information Services. -23 de Agosto de 2007, Daily News, New York, http://www.nydailynews.com/news/2007/08/23/2007-08-23_laptop_stolen_containing_city_retirees_d.html

Un empleado que robó 2,3 millones de registros de consumo de Certegy Check Services Inc, una unidad de Fidelity National Information Services Inc. La información fue vendida a un corredor de datos, lo que a su vez la vendió a varias empresas de marketing directo, de acuerdo con informes publicados. -5 de Julio 2007, DIRECT , http://directmag.com/disciplines/lists/stolen_data_fidelity/
TJX Cos Inc, matriz de los minoristas Marshalls y TJ Maxx, dio a conocer el robo de datos de sus clientes en sus sistemas computacionales. Los hackers entraron al sistema que maneja las tarjetas de débito y transacciones, así como los controles de mercancías y los retornos para los clientes en los Estados Unidos y Puerto Rico y puede incluir las cuentas de los clientes del Reino Unido e Irlanda. – 19 de Enero de 2007, Philadelphia Daily News, http://www.philly.com/dailynews/columnists/bernard_fernandez/20070119_inq_business_TJX.html

Sutart Scott- Director de Newsoft Systems LTD. www.newsoftsystems.com

CÓMO LA GESTIÓN DE PROCESOS PUEDE AYUDAR A UNA PYME

La industria por procesos está tan presente en nuestras vidas, que a veces pasa desapercibida. Es la que genera los productos que utilizamos diariamente: salud, abrigo, alimento y es también una manera diferente de administrar empresas. Brinda un equilibrio entre las expectativas de mercado y el modo en que se ejecutan las acciones, para que el producto final, tenga el valor agregado justo. En este circuito, los sistemas de gestión o ERP ayudan a las empresas a planificar su plan de proceso. Sepa cómo puede a través de este esquema reducir costos, incrementar la eficacia, mejorar la calidad y optimizar sus recursos.
En Argentina, la industria por procesos es aún una novedad. Sin embargo, ya está presente en la estructura de algunas PyMEs locales porque es una manera de mejorar los sistemas de gestión de calidad. Pero como la calidad, objetivamente, no existe, hay que evaluarlo como un concepto que siempre lleva en sí una subjetividad. Se fijan los patrones en comparación dentro de un entorno empresarial y se estima una aptitud para el uso, conformidad a normas y especificaciones.

Los procesos están presentes en toda estructura empresarial. Como la palabra lo indica, un proceso es un conjunto de actividades interrelacionadas entre sí, cuyo objetivo final es generar algún producto o servicio.

La gestión por procesos, en consecuencia, permite un enfoque total al cliente externo desplegando al interior de la compañía sus necesidades y sus expectativas. Estas últimas permiten generar el valor agregado al producto o servicio.

La tecnología ayuda a que las empresas puedan aplicar todos estos conceptos a su producción. Hoy, los proveedores de planeación de recursos empresariales (ERP) permiten a la industria por procesos cumplir con sus necesidades de hoy y planear las del mañana.

Cómo un ERP puede ayudar a una PyME en la industria por procesos
Algunas de las funcionalidades de un sistema de gestión empresarial ayudan a los fabricantes a lograr determinados objetivos. Entre ellos, planeación de la producción, Control del inventario y trabajo en proceso (WIP, work-in-process), Reabastecimiento y planeación de la demanda y El manejo de la cadena de suministro para el cumplimiento de las órdenes.

Convertir los procesos: En la industria por procesos, la lista de los materiales (BOM, bill of materials) usados en la fabricación se reemplaza por la fórmula principal del producto. Esta fórmula requiere una tabla de conversión y también, capacidad para registrar la información del producto.

Comunicación con otros módulos: Esta fórmula principal debe ser conectada con otros módulos. Entre ellos, control de calidad, abastecimiento, inventario, cuentas por pagar, etcétera. La empresa debe poder rastrear productos para manejar sus controles y establecer las normas de calidad, para luego armar el plan de distribución.

Calidad y ajustes flexibles: Un sistema de gestión necesita tener capacidad de ajustar cualquier variación en los materiales usados y factores externos. Se debe poder ajustar la humedad, velocidad y flujo de material, entre otros parámetros.

Programación y reprogramación total: Los materiales residuales pueden ser creados. Se los considera subproductos y tienen dos caminos: basura o reciclado. En la industria por procesos, el proceso de producción genera una producción teórica que se puede calcular y puede variar. Gracias a las fórmulas flexibles, los sistemas de gestión pueden demostrar cómo los materiales residuales se pueden volver a trabajar desde basura como materiales usados en la producción.

Gestión de la cadena de suministro: Pronóstico y planeamiento de colaboración son características básicas en este camino. Algunos ERP incluyen visibilidad del inventario en la cadena global de suministro y la planeación empresarial en las diferentes áreas de trabajo.

Costos en la gestión de procesos: Como en la industria por procesos la planta productiva funciona continuamente, los costos por mantenimiento son mayores que en otro sistema. En general, constituyen el 30 % del presupuesto de la planta. Por eso un sistema de ERP se debe integrar con sistema especializado para resolver los requisitos de la operación, y con un sistema de gerencia de activos, que tenga en cuenta el mantenimiento predictivo y preventivo.

Fuente: IT PyMES (www.itpymes.com)

LAS NUEVAS GENERACIONES DE USUARIOS DE ERP

Sistemas de búsqueda incorporados, integración de grupos de usuarios, mejoras en la navegación y funcionalidad personalizada, son algunos de los elementos que pueden responder a las demandas de las nuevas generaciones de usuarios, habituados a entornos web, y mejorar la productividad organizacional y personal

En un reciente estudio realizado a nivel internacional por IFS, proveedor de soluciones de gestión empresarial basadas en componentes para la mediana y gran empresa, en el que participaron 1.000 usuarios finales de empresas, un tercio de los encuestados identifica la usabilidad de las páginas web como la más intuitiva. Sólo 1 de las 5 aplicaciones empresariales citadas fue considerada como fácil de utilizar, muy por detrás de las facilidades de uso que ofrecen las webs de consumo y el correo electrónico (27%).

Los encuestados identificaron también las tres causas principales por las cuales se malgasta habitualmente tiempo cuando se utiliza un software empresarial:

• La dificultad de aprender a utilizar los diferentes módulos y aplicaciones es, según el 20% de los encuestados, la principal causante de pérdida de tiempo.
• El 19% se centra en la imposibilidad de tener sistemas eficientes de búsqueda de información.
• Un 14% detecta la mala navegación a través de los procesos de negocio que carecen de organización lógica.
  

“Una de las razones fundamentales para implementar un software empresarial es simplificar el funcionamiento de los procesos de gestión para facilitar la toma de decisiones. Por este motivo las aplicaciones de negocio bien diseñadas que incorporan elementos como búsquedas, networking, navegación fácil y personalización, son las más demandadas por los usuarios” afirmó Alastair Sorbie, CEO de IFS.

“Las organizaciones podrían disminuir significativamente el tiempo perdido por el personal involucrado en todas las etapas, dándoles la oportunidad de ser más productivos de forma individual y colectiva. Mejorar la ‘usabilidad’ aportaría una diferencia real sobre los beneficios de la compañía, ya que, los empleados son más eficientes y productivos cuando el trabajo a desempeñar es más fácil”, comentó Sorbie.

Asimismo el estudio muestra que el 13% de los usuarios finales encuestados, se sienten frustrados por el tiempo que les lleva solucionar las incidencias que supone transferir datos entre varios sistemas. De la misma forma el 11% manifestó la pérdida de tiempo que supone navegar entre diferentes aplicaciones.

“El 94% de los profesionales de IT encuestados identificaron las áreas de las aplicaciones empresariales donde realizar una tarea les lleva más tiempo del que debería. Implantar novedades y funciones que son comunes a las de las páginas web de consumo, sería la mejor forma de alcanzar mejoras significativas y ahorrar tiempo. Las organizaciones deben buscar aplicaciones que incorporen este tipo de funcionalidades,” señaló Enrique de Miguel, director comercial de IFS Ibérica.

“Un ejemplo de este tipo de funcionalidades es la aplicación de búsqueda empresarial, estilo Google, que IFS tiene incorporada. Basados en un profundo conocimiento de la industria, hemos creado esta función, que no sólo facilita la búsqueda de información relacionada con los procesos de negocio asociados al usuario, sino que garantiza también la seguridad y el nivel de acceso que le corresponde según el perfil definido para el mismo”, finaliza Enrique de Miguel, Director Comercial de IFS Ibérica”.

Autor: IFS

LA CLAVE PARA ELEGIR UN ERP ESTANDAR CON CODIGO ABIERTO

Al seleccionar una solución de software integral o para un área específica de la empresa (solución departamental) el amplio espectro de posibilidades que se encuentra en el mercado genera, a veces, más dudas que certezas al momento de decidir.

Este es el caso de una empresa de distribución de mercaderías con una política de beneficios y pago de haberes que paga salarios relacionados con la productividad.

Cuando el objetivo de los encargados de la búsqueda, no está enfocado con precisión, es muy probable que las múltiples variedades en las ofertas terminen por confundir e indefinir la decisión de los selectores.

Es así como nos encontramos que varias PyMEs demoran la adquisición de tecnología e, incluso, dan un paso al costado dejando la búsqueda inconclusa.

Una de las situaciones más comunes que se presentan a la hora de comenzar la selección de software para la gestión es que cada empresa considera que sus particularidades operativas las hace “únicas”. Por ejemplo:

¿Qué sucede cuando la política de beneficios y pagos de haberes de los empleados, se encuentra interrelacionada con otros aspectos variables como, por ejemplo, su productividad?.

Nuestra experiencia y presencia en el mercado nos dio la oportunidad de encontrarnos con empresas que presentaban este tipo de situaciones.

Observemos el siguiente caso, basado en una firma cuya especialización es la distribución de mercaderías. Su particularidad es que la política de beneficios y pago de salarios se relacionaba directamente con la productividad de sus empleados dedicados a la distribución.

Para quienes desconocen de esta temática, les informamos que las empresas del rubro de distribución pagan los salarios a sus empleados de acuerdo al convenio de ley que le corresponde, estableciendo escalas de valores de pago en función a la cantidad de productos distribuidos por cada viaje. Los viajes son clasificados por zona de afectación y tipo de destinatarios; por ejemplo: Supermercados, Bares, Centros de Distribución, Etc.

Adicionalmente, los empleados perciben beneficios por cobranzas realizadas, cantidad de viajes diarios y cantidad de productos distribuidos en cada uno.
En este caso, la empresa distribuidora, luego de algunos intentos de cambio de sistemas fallidos, seguía realizando las liquidaciones de haberes con un sistema DOS desarrollado a medida por programadores externos a la compañía.
Con mucha asistencia manual, imprecisiones en los procesos y los continuos cambios en las políticas salariales, legales e impositivas, decidieron comenzar la búsqueda de un software acorde a los nuevos requerimientos.

Las particularidades, brevemente mencionadas, excedían a cualquier sistema liquidador de sueldos ofrecido en ese momento en el mercado.
Si bien pudieron haber abandonado la búsqueda y continuar con el sistema que utilizaban en ese momento, decidieron agudizar y enfocar su búsqueda en 3 puntos claves:

• Encontrar el mejor software liquidador de Sueldos, con servicio post venta que ga-rantizara cumplir con el convenio que rige su actividad.
• Contar con un proveedor que desarrollara el módulo que Administración de la distribución de Mercaderías.
• Integrar ambas soluciones.

La empresa cuenta desde hace más de 2 años con la solución integral que definió en sus objetivos.

Como conclusión, adquirir un software estándar para la resolución de la liquidación de Sueldos y Jornales que se relacionara e integrara al desarrollo del módulo específico dedicado a la administración de la distribución de mercaderías, fue la Clave del Éxito en la implementación de la solución.

Por Gustavo Garcia de Clave de Soft.

VERIFICACIÓN DE ALCANCE DEL PROYECTO

El proceso de Verificación de Alcance (Scope Verification, punto 5.4. en el PMBOK Third Edition 2004) es el proceso por el cual se obtiene la aceptación formal del alcance y entregables del proyecto por parte de los accionistas ("stakeholders"). Este proceso se desarrolla en el grupo de procesos de Monitoreo y Control en el ciclo de vida del proyecto.


¿Cómo se consigue la aceptación formal?
El equipo del proyecto debe guiar al cliente en la inspección y verificación de entregables: si se trata de un producto tangible, el cliente debe examinarlo, si se trata de un sistema, el cliente debe ver una demo o paseo ("walkthrough") del sistema, etc.

¿Cuál es el principal problema con esta aceptación formal?

Solicitar una aceptación formal de los entregables, y solicitar esto por escrito, con una firma del cliente al pie. Esta práctica no es parte de nuestra cultura latinoamericana. Cuando mencionamos al cliente puede tratarse del cliente interno en una organización. En muchos proyectos esta aceptación es oral y nunca se firma.

Autor: Jose D. Esterkin, editor del blog "Mejores Proyectos", blog.iaapglobal.com.