4 jul 2008

VERIFICACIÓN DE ALCANCE DEL PROYECTO

El proceso de Verificación de Alcance (Scope Verification, punto 5.4. en el PMBOK Third Edition 2004) es el proceso por el cual se obtiene la aceptación formal del alcance y entregables del proyecto por parte de los accionistas ("stakeholders"). Este proceso se desarrolla en el grupo de procesos de Monitoreo y Control en el ciclo de vida del proyecto.


¿Cómo se consigue la aceptación formal?
El equipo del proyecto debe guiar al cliente en la inspección y verificación de entregables: si se trata de un producto tangible, el cliente debe examinarlo, si se trata de un sistema, el cliente debe ver una demo o paseo ("walkthrough") del sistema, etc.

¿Cuál es el principal problema con esta aceptación formal?

Solicitar una aceptación formal de los entregables, y solicitar esto por escrito, con una firma del cliente al pie. Esta práctica no es parte de nuestra cultura latinoamericana. Cuando mencionamos al cliente puede tratarse del cliente interno en una organización. En muchos proyectos esta aceptación es oral y nunca se firma.

Autor: Jose D. Esterkin, editor del blog "Mejores Proyectos", blog.iaapglobal.com.

23 jun 2008

VINCULANDO EL ERP CON EL PM (PERFORMANCE MANAGEMENT) PARA LOGRAR TRANSPARENCIA EN LOS PROCESOS DE DECISIÓN


De datos operacionales a información valiosa

Un sistema estándar ERP, se considera una buena inversión durante 10 a 15 años. Durante este periodo, las empresas deben mantener el valor del sistema y garantizar su rentabilidad. La opción de realizar un análisis del sector de performance management, que son en su mayoría basados en Internet, es un buen punto de comienzo: desde ahí se puede extraer valor agregado de los datos recolectados.
Las aplicaciones para la gestión del Performance evalúan gran cantidad de datos rápidamente y pueden por lo tanto traer una mayor transparencia a los procesos de la empresa: tendencias, características de los procesos, y patrones de comportamiento se vuelven fácilmente visibles dentro de la masa de datos. Equipados con este conocimiento, los gerentes pueden optimizar sus procesos, de manera que la empresa pueda rápidamente detectar potenciales ahorros y de esta manera lograr grandes ganancias. Un posible ejemplo, de la vida real es: con la ayuda de una solución para la gestión del performance, la cantidad de piezas que se fabrican por hora, en un determinado proceso, pueden ser filtradas e identificadas de los datos operacionales.

Esto permite que empresas puedan optimizar la función de reportes, y que de esta manera los gerentes puedan consultar información confiable sobre el presupuesto y en sus reportes.

La ruta a la Integración
Las ventajas de integrar los sistemas de gestión del performance con el ERP y con otras soluciones de negocios son inmensurables. En empresas que han implementado una solución de ERP integrada, los datos se encuentran disponibles en una base de datos central. Entonces resulta relativamente fácil vincular el sistema de gestión del performance al mismo por medio de una interfase. Los usuarios pueden buscar la información en forma de reportes que se generan por medio del software basado en una base de datos de ERP. Este tipo de rápidas integraciones son ahora posibles entre varios proveedores de ERP y de soluciones, que integran sus productos. Los usuarios finales y del departamento de TI se benefician con la posibilidad de contar con reportes y listas simples, como reporte de inventarios o un presupuesto actualizado rápidamente a mano.

Existen proveedores que ofrecen otra alternativa. Ofrecen soluciones de PM independientes, que pueden utilizarse integradas con proveedores de terceros y que han sido optimizadas para ser usadas con sus propias soluciones. La ventaja: las empresas reciben el know how especifico para sus negocios. Segundo, cuentan con la ventaja de negociar con un gran proveedor. Como ejemplo, la solución puede combinar aplicaciones de proceso con herramientas de análisis especificas para el negocio e integrarse con todo tipo de soluciones: ERP, CRM, y SCM

Las soluciones integradas para la gestión del performance permiten contar con información en tiempo real de la situación financiera. El PM se ocupa de la adquisición de datos estructurados, como ventas diarias de un producto, ventas mensuales por grupo de producto y canal de ventas, etc. La función de reportes se realiza por medio de un tablero basado en internet que permite que solo gerentes puedan ver los números inmediatamente apenas se ingresa la información.

Diego Dubini, Sales Manager Cono Sur http://latinamerica.infor.com/

10 jun 2008

EL SOFTWARE COMO SERVICIO ES LA LLAVE PARA IMPULSAR LA COMPETITIVIDAD DE LAS ORGANIZACIONES


En una economía global donde las empresas necesitan alcanzar competitividad y productividad en sus negocios y sus Recursos Humanos, se instaura un debate sobre el aporte estratégico de la tecnología para mejorar la gestión, eficiencia y rentabilidad.

La planificación y la implementación de procesos de negocios en las empresas, son parte de este análisis en el cual la prioridad de tareas en función de objetivos, es cada vez más crítica.

El mercado argentino tiene mucho por delante para lograr un desarrollo avanzado de las tecnologías y se debe a la baja informatización y sistematización. No basta sólo con tener tecnología, se trata de evolucionar en los procesos. Las empresas nacionales pueden tener computadoras pero no tienen sus tareas sistematizadas, lo que genera un atraso tecnológico relativo respecto a otros mercados. La distancia entre la tecnología disponible y la que usan hoy las organizaciones evidencia un GAP de entre 5 y 10 años, el equivalente a un retraso de entre 3 y 5 generaciones tecnológicas.

En la actualidad, aún no existe la concientización de lo que se está perdiendo a nivel productividad y competitividad, por eso las soluciones de software son clave para la automatización de las tareas gerenciales repetitivas y responden al principio de eficientización, logrando de esta forma aumentar la rentabilidad.

La evolución de las aplicaciones tecnológicas es, sin duda, donde modelos como el ASP (Application Service Provider) brindan beneficios competitivos para superar a la competencia. El ASP permite a las empresas incorporar tecnologías de última generación, que antes eran inaccesibles, gracias a la economía de escala que hace posible que todas las empresas accedan a la misma tecnología que las grandes corporaciones.
Firma: Gustavo Viceconti – CEO y Presidente de NeuralSoft - http://www.neuralsoft.com/

16 may 2008

DEMANDA DE SOFTWARE ERP EN EL 1ER. TRIMESTRE DE 2008


Durante el 1er. trimestre de 2008, 417 empresas utilizaron Evaluando ERP (más del 75% de capital nacional) para buscar recomendaciones de software de gestión. Estas compañías concentran 28.000 empleados y un promedio de facturación anual de 22 millones de dólares. Más del 75% de las compañías está preocupada en resolver los circuitos de administración y finanzas, operaciones que calificaron como "procesos imprescindibles". Y más del 53% hizo hincapié en la necesidad de contar con reportes analíticos. Asimismo, entre el 40% y 45% consideró que era muy importante incorporar tecnología de gestión en el control presupuestario y de planeamiento de producción, logística y distribución. Las empresas opinaron que sin esos ERP resulta extremadamente compleja y dificultosa la trazabilidad entre productos finales y materias primas. Por otro lado, la seguridad mereció un párrafo aparte: el 77% evaluó que es un tema sensible, que comprende protección contra accesos no permitidos, auditoria de operaciones ingresadas y de cambios e integridad transaccional."La búsqueda de nuevas herramientas de gestión está ligada a la expansión de la economía y a mayores exigencias del mercado". Si esta tendencia continúa, será una buena oportunidad para que la industria de software local, en franco crecimiento, elabore soluciones y aplicaciones para el país y el resto del continente.

Ver nota completa en Canal-ar

10 may 2008

MOTOR DE IMPUESTOS AUTÓNOMO

Históricamente, los ERPs calcularon los impuestos desde las propias transacciones.
Usualmente dicho cálculo estaba indisolublemente vinculado desde el código fuente a las facturas, los pedidos, los pagos, etc. ¿Cuál es la solución para una empresa usuaria que opera en varios países y en diferentes estados?

Este hecho fue uno de los fundamentales a la hora de complicar la internacionalización de los ERPs.
Dicha falencia estaba ocasionada en el hecho de que, la gran mayoría de los mismos, incluidos SAP o Edwards, los más antiguos, comenzaron como productos a medida para empresas que requerían algunos módulos de administración.
Lógicamente, en la década del 70 y el 80 era inimaginable la estandarización que sobrevendría, y por lo tanto nadie preveía aislar el cálculo impositivo de las aplicaciones de modo de poder modificarlo fácilmente.
A principios de los 90, con la internacionalización avanzando, algunos productores de software comenzaron a concentrar los cálculos impositivos en módulos específicos, de modo de aislarlos de las aplicaciones.
Así es cómo nacen los más conocidos como “tax engines” o motores de impuestos.
Normalmente se encuentra disponible un motor de impuestos, en los paquetes de software de gestión empresarial más sofisticado. Si están bien hechos permiten la definición y redefinición de cualquier tipo de impuesto, aplicarlo a cualquier transacción, y finalmente liquidarlo correspondientemente.
Con un motor de estas características, se define el impuesto, o se define el comportamiento de los ya existentes de modo de mantenerlo adecuado a las exigencias de las agencias impositivas de cada región y país.
El motor de impuestos es uno de los elementos fundamentales que permite que un ERP se adapte a diferentes países, incluso, si la aplicación lo soporta, debe permitir operar la misma instancia del producto en diferentes geografías simultáneamente.

25 abr 2008

PYMES - INFORMACIÓN Y TOMA DE DECISIONES

Las transacciones de compras, ventas, pagos y cobros adecuadamente procesadas, permiten emitir información sobre base cierta que, sin dudas, facilita la toma de decisiones, permitiendo generar cambios que redundan en importantes beneficios para la empresa.

Es increíble, hoy en día, ver en distintas organizaciones de pequeña, mediana y, en algunos casos, de gran envergadura, el uso cotidiano de diversas planillas de cálculo. En ellas se vuelcan variados tipos de datos, obtenidos a partir de diferentes transacciones (comerciales, financieras, operativas), a efectos de obtener información a ser utilizada en distintos sectores de la compañía (Contaduría, Tesorería, Gerencias).
El problema es que se ocupa un considerable tiempo de las personas diseñando las distintas planillas, de manera tal que éstas prevean el registro de todos los ítems sujetos al análisis de su destinatario, para obtener la información deseada; existe una inversión importante de tiempo en la carga de datos, sin mencionar las correcciones de errores habituales en fórmulas mal cargadas u olvidadas en algún lugar de la inmensa planilla.

¿Cómo se puede evitar esta situación? A través del uso de un Software de Gestión Administrativa Integral.

En forma sencilla, práctica y segura, se logra obtener toda la información requerida, a través de las propias transacciones.

Quienes registran las operaciones al momento de realizar cada una de ellas, estarán procesando, en forma ordenada y debidamente parametrizadas, las distintas transacciones que se verán reflejadas en Informes de distintas características, las cuales, finalmente, serán de suma utilidad para la toma de decisiones. De esta manera, se evita la necesidad de utilizar nuevos tiempos para las cargas posteriores de las mismas transacciones en planillas de cálculo.


- No hay razones para continuar con el primitivo mecanismo de registro de las transacciones -
Mediante el uso de un Sistema de Gestión Integral no existe documentación procesada en forma aislada; existe lo que se llama simultaneidad en las registraciones. Esto quiere decir que la información final es obtenida a partir de los propios registros de la compañía (ingresados por única vez), eliminando los errores de esas complejas planillas de cálculo, sujetas a errores humanos, tanto en la carga de datos como en el planteo de distintas fórmulas.

Entonces cabe preguntarse: ¿Cómo elegir un Sistema de Gestión Integral si no se cuenta con personal idóneo en sistemas? ¿Se debe cambiar el equipamiento? ¿Se necesita personal calificado para el uso del software?
Y una pregunta más que importante para quienes no quieren perder contacto con las Planillas de Excel: ¿pueden exportarse los datos procesados en el Sistema de Gestión Administrativa a dichas planillas?
Estos interrogantes se resuelven sencillamente eligiendo un software adaptable al tipo de actividad de la empresa y evaluando los requerimientos de usuarios y destinatarios.

Norma Becchino
mailto:consultas@softplan.com.ar

14 abr 2008

DESVINCULACIÓN DE UN RECURSO CLAVE - HACIA UN CAMBIO DE PARADIGMA

Las organizaciones deben comenzar a modificar rápidamente el paradigma que sostiene que los recursos son amplios y reemplazables pues los niveles de profesionalización a nivel técnico son cada vez mayor al igual que el costo implícito que contiene el reemplazo desde una posición nueva en la organización.

Las organizaciones deben invertir en sus recursos, capacitarlos, mejorarles las condiciones, darles herramientas de gestión y de información, para que conozcan y tengan el posicionamiento de la organización en el mercado y su proyección. Estos datos que, normalmente para los CEOs o los Presidentes de las organizaciones son no publicables, deben analizar el beneficio que tendrán en el nivel de compromiso de sus Recursos.

DESVINCULACIÓN DE UN RECURSO CLAVE - HACIA UN CAMBIO DE PARADIGMA

Las organizaciones deben comenzar a modificar rápidamente el paradigma que sostiene que los recursos son amplios y reemplazables pues los niveles de profesionalización a nivel técnico son cada vez mayor al igual que el costo implícito que contiene el reemplazo desde una posición nueva en la organización.

Las organizaciones deben invertir en sus recursos, capacitarlos, mejorarles las condiciones, darles herramientas de gestión y de información, para que conozcan y tengan el posicionamiento de la organización en el mercado y su proyección. Estos datos que, normalmente para los CEOs o los Presidentes de las organizaciones son no publicables, deben analizar el beneficio que tendrán en el nivel de compromiso de sus Recursos.
Le recomiendo solicitar “10 mandamientos para evitar la salida de una persona clave” en este vínculo.

Ricardo Daniel Spartano. Presidente de Atlanttis. www.atlanttis.com.ar

28 mar 2008

SELECCIONANDO UN PROVEEDOR DE ERP- PREGUNTAS QUE DEBE REALIZARSE

Quizás la pregunta más importante sea: este proveedor, ¿cuenta con las prestaciones para satisfacer mis necesidades?



Un sistema ERP se debería ocupar no sólo de las necesidades actuales, sino tener la habilidad de resolver necesidades futuras. Al seleccionar un proveedor para que sea un socio, se debe confiar en que el proveedor está en crecimiento y existirá por muchos años más. Aún cuando nadie sabe qué nos espera en el futuro, se debe buscar un proveedor de ERP financieramente estable, con prácticas de desarrollo e investigación agresiva, servicio integral de Soporte que garanticen que la inversión esté protegida.

El costo juega siempre un rol crucial en cualquier inversión de capital, pero los CIOS (Chief Information Officer o Jefes de la oficina de información) experimentados reconocen que el factor determinante de los gastos es el costo total de propiedad. Para poder contar con una perspectiva precisa del costo total de propiedad, se debe considerar el costo total de la combinación del software, implementación, servicios y mantenimiento que afectarán al negocio durante los próximos 5 a 10 años.

Al comenzar el proceso de selección, la recomendación de palabra juega un rol importante en la selección del proveedor de ERP. Aunque un colega este utilizando un sistema ERP con grandes resultados, siempre hay que hacer la propia investigación. Pedir el proveedor potencial un par de referencias para hablar directamente con clientes que ya están utilizando el software que piensa implementar. No tenga miedo de preguntar por el tiempo de implementación, por el servicio y soporte después de la venta, y por los servicios de capacitación para empleados. Pero, por sobre todo, el cliente debe ser una empresa de tamaño similar que opere en el mismo mercado que el suyo.

Las plataformas de software de ERP son tan variadas como los sistemas operativos de las computadoras. Es importante identificar en las primeras etapas si el proveedor de software opera en su sistema operativo. Además, el proveedor, debe poder ofrecer un camino a tecnologías emergentes que incluyan aplicaciones flexibles como los servicios basados en la web. Los debates sobre plataformas, fuentes abiertas, arquitectura orientada al servicio (SOA) pueden ser muy confusos, dificultando determinar cómo estas tecnologías intervienen en la selección del proveedor de software. El socio ideal de tecnología, sin embargo, es innovador, proactivo y ofrece migraciones a medida que el negocio crece.

Por medio de un estudio cuidadoso de investigación se pueden evitar los errores comunes en el proceso de selección. Alineando las eficiencias internas con las prestaciones del proveedor de ERP, se estará bien equipado para seleccionar el mejor socio tecnológico para su negocio.

Autor: Claudio Umaschi- VP Regional INFOR Cono Sur

14 mar 2008

CONSUMO DE SOFTWARE: UNA MODA POR VENIR

En la vida muchas veces nos encontramos con contrasentidos muy marcados que son difíciles de explicar, debido a que pertenecen al campo del razonamiento. Si a ello le agregamos que esos contrasentidos están caracterizados por elementos de la idiosincrasia de los pueblos, la brecha de separación entre los extremos puede ser aún mas inexplicable.

El argentino siempre estuvo caracterizado por ser un individuo muy particular, con hábitos y formas de proceder muchas veces fuera de lo común, tal es el caso de la forma de consumir. Fuimos reconocidos en el exterior por el “deme dos”, una manera de adquirir un bien de a pares, sin tener en cuenta la historia en la Argentina un tiempo antes, ni tampoco lo que sabíamos que iba a pasar un tiempo después. Siempre queremos tener “lo último” y “lo mejor”, cualidades éstas transmitidas por el sueño americano y heredadas del hábito de calidad europeo, respectivamente. Permanentemente relacionamos el status social con la forma de comprar o lo que compramos.
Ahora bien, si miramos lo que ocurre con el software, nos encontraremos con uno de estos contrasentidos. Tenemos un conocimiento muy profundo sobre productos, situación de empresa, marcas y tendencias mundiales, tal como ocurre con otro bien consumible, pero a la hora de comprar muchas veces actuamos como en países emergentes.
En este sentido podríamos citar algunos tips que nos muestran una realidad irrefutable:

  • Hoy en día en la Argentina, en muchas empresas se sigue pensando en la dicotomía si el dinero destinado para IT es “inversión” o “gasto”, aún cuando esa pregunta fue contestada hace mucho tiempo en otros países de la región, muy similares al nuestro, como Brasil o Chile. Ni hablar de lo que ocurre en Estados Unidos y Europa.
  • En las empresas que actúan en el país, por lo general las variables de ajuste durante las crisis han sido las gerencias de sistemas y de personal, decisiones éstas que fueron adoptadas más por desesperación, que por la aplicación de razones científicas para controlar los costos.
  • Otras veces y por diversas razones, se diseñan faraónicos proyectos informáticos pensando en situaciones ideales en lugar de analizar lo que realmente se necesita en una empresa para satisfacer los procesos.
  • Algunas empresas para resolver su necesidad, se embarcan en adquirir productos de clase mundial sin pensar si existe el grado de maduración suficiente.
  • Según Microsoft, el porcentaje de software sin licenciamiento que se usa en las empresas en Estados Unidos alcanza aproximadamente el 22%, mientras que en Chile llega al 20%. Las mediciones en Argentina estarían rondando el 75%.

Para encontrar respuestas podríamos bucear en algunas razones: las crisis sucesivas a las que estuvo sometido el país, hicieron que los ojos estuvieran puestos en la coyuntura y en el corto plazo, por lo tanto sería de ciencia ficción pensar en hacer inversiones estructuradas en IT a plazos mínimos de amortización de 5 años.

Otra razón posible sería una característica que nos destaca a los argentinos en el mundo: el McGiver que todos tenemos dentro de nuestro individuo y que nos lleva a desarrollar cosas increíbles con elementos precarios. Lo resolvemos todo con un “Excel”, aún cuando sabemos de las limitaciones de la herramienta que estamos usando, pero lo hacemos funcionar a pesar de todo. Entonces para qué vamos a invertir si “lo atamos con alambre” y salimos en producción.

En mercados que se encuentran con una maduración suficiente en el consumo tecnológico, por ejemplo, una empresa dedicada a procesos industriales tiene como algo lógico invertir entre el 1.5 y 2% de su facturación en tecnología de la información. Si se trata de una empresa de servicios, el porcentaje puede ascender hasta el 3%.

Cómo se hace para revertir una cuestión que culturalmente está tan arraigada

No hay fórmulas mágicas ni se hace mediante la sanciones de leyes. Es un conjunto de factores que se deberán combinar para poder ver los cambios apropiados en el momento justo. Ni antes ni después..

Es un largo proceso de entendimiento que la correcta administración de la información de una empresa, aplicando el conocimiento y la inteligencia del negocio, es uno de los mayores capitales que una empresa dispone, por lo tanto la cosa no pasa por comprar lo mas barato, sino lo que realmente hace falta, ni mas ni menos.

La utilización de la tecnología con responsabilidad, aplicando la medida justa de acuerdo al grado de maduración de cada empresa, sin dudas contribuirá plenamente con el proceso de culturización para el consumo de software.

Miguel A. Guzzo. Gerente Comercial. Open Solutions Argentina S.A

EL COSTO OCULTO DE LOS SERVICIOS. A VECES, LAVÁNDONOS LAS MANOS, NOS ENSUCIAMOS LA CONCIENCIA.

Es sabido que luego del 11 de septiembre los costos, como consecuencia de la implementación de medidas de seguridad preventivas, han sufrido un incremento notorio en el comercio nacional e internacional. A modo de ejemplo consideramos las medidas técnicas implementadas para la protección de buques e instalaciones portuarias: control de accesos, inspección por rayos X, circuito cerrado de televisión y otras prácticas adicionales; factores que han elevado los costos del sector naviero.

A partir de un informe vinculado con aumentos de costos, iniciamos una investigación en firmas de servicios relacionadas con la práctica de Seguridad, con el fin de analizar los COSTOS, detectar los desvíos y sugerir acciones correctivas para lograr una gestión más eficiente de las mismas. Del trabajo realizado llegamos a la conclusión que uno de los costos más significativos e influyentes en la fijación de precios, estaba relacionado con la falta de transparencia en los procesos de contratación por parte de las organizaciones con las cuales las empresas encuestadas se habían vinculado para desarrollar su gestión comercial.
Los costos ocultos, aquellos que pocas organizaciones analizan y que encarecen los servicios – prestados y recibidos -, son un aspecto importante a considerar para ser más competitivos. Este artículo trata de esclarecer, a clientes y a proveedores, la problemática de los costos ocultos, pues la concientización de estos permitirá beneficios en ambos sentidos.

“Diego”: fue historia

El tradicional “diego”, como se le conoce al retorno del 10% que algunos empleados solicitan al proveedor para ser favorecido en la contratación de un servicio, en algunos casos ha pasado a la historia. Algunos encuestados mencionaron que mandos intermedios solicitan cifras mayores - hasta un 50% de la facturación del contratista -, en caso contrario de no aceptarlo, saben que encontrarán un proveedor inescrupuloso dispuesto y/o necesitado para el cohecho.

No fueron muchas las organizaciones que hicieron referencia a este tema - menos del 10% -. Esto puede deberse a:

  1. Interactúan con clientes honestos - la gran mayoría lo son-,
  2. Han sabido evitar la oportunidad para ser sorprendidos con esta clase de “pedido”,
  3. Trabajan aceptando esta modalidad.

Cuando este tipo de hechos ocurren – afortunadamente los menos - es preocupante pues tanto el empleado deshonesto como el proveedor generan un sector de poder que hace difícil su detección y remoción. Este accionar delictivo – cuando ocurre - se da en áreas de la organización, donde existe por parte de la mayoría de los empleados jerarquizados un profundo desconocimiento del tema y donde el sector de compras difícilmente puede realizar comparaciones sobre el bien en cuestión. La responsabilidad final de la selección queda a cargo del “especialista”, que generalmente lleva años en una posición, que conoce el funcionamiento interno de la organización y usa al sistema para obtener beneficios propios. Es importante mencionar que mayoritariamente los especialistas que compran son personas de bien que no delinquen.

Propuestas digitadas

Otra modalidad detectada es la de invitar a diferentes empresas a participar en el proceso de contratación para brindar un determinado servicio; proceso que de antemano ya tiene un ganador.

Generalmente las empresas deben, por normas de auditoría, solicitar tres ofertas para un proceso de compra o contratación; para luego seleccionar al ganador por las razones que consideren más adecuadas – no necesariamente precios -. Ahora bien, toda organización es libre de comprar a quien quiere y por las razones que sean; pero nadie tiene derecho a hacer malgastar los recursos a otra organización, solamente para cumplir con una directiva de auditoría.

A modo de ejemplo, uno de las empresas relevadas comentó que fue verbalmente invitada por una gran empresa a presentarles una cotización por un servicios determinado – esta forma verbal les llamó la atención. Pensando que se trataba de un proceso lícito, invirtieron más de 100 horas hombre para formular una propuesta económica competitiva, la cual fue entregada en tiempo y forma. Sospecharon que de antemano ya había un ganador para ese trabajo, entonces adoptaron algunas contramedidas para “romper” ese juego. El resultado fue: la propuesta económica no fue abierta, les fue devuelta y se les informó que se iba a realizar una convocatoria formal para el proceso de contratación. ¡Sin comentarios!

Este proceder puede responder a varios factores: confianza con el contratista, amiguismo hacia el contratista, favores pendientes por parte del responsable del proceso de contratación, cohecho y otros hechos más. Independiente de la causa, este proceder es algo aún más difícil de detectar y solucionar.

Respeto

Afortunadamente son muchos los empleados honestos en las empresas, que su conducta dista mucho de las anteriormente mencionadas. No obstante, en muchos casos, por defecto u omisión generan un incremento en los costos operativos de los proveedores. Algunos ejemplos son: 1- cancelación de las reuniones programadas sin previo aviso, 2- citan a una hora determinada y reciben sistemáticamente al proveedor 1 hora más tarde, 3- piden material de marketing e información que nunca llega a ser leída, sin tener en cuenta el costo que implica cada folleto comercial.

Este tipo de comportamientos, en gran medida, demuestran una falta de consideración hacia el proveedor que esta realizando su trabajo: brindar un servicio que considera les generará valor.

Armando la burbuja

Muchas veces los comportamientos mencionados, no llegan a ser conocidos por parte de los ejecutivos de las organizaciones. Esto se debe, en parte, a que se espera de un proveedor soluciones y no problemas. Los costos ocultos mencionados anteriormente, relacionados con la falta de transparencia en los procesos de compras y contrataciones, llevan al incremento de los precios.

Se ha tejido alrededor de las posiciones ejecutivas en las organizaciones una cantidad de filtros y barreras que muchas veces resultan innecesarias y logran aislar al ejecutivo de la realidad organizacional. Ya la historia nos enseña el final poco feliz de un Presidente, de un Estado de América Latina, que recibía diarios “personalizados”. Esa situación de aislamiento facilita que muchas de las conductas inapropiadas por parte de empleados desleales o deshonestos, mencionadas en el artículo, no sean detectadas por los niveles jerárquicos de las organizaciones.

Sugerencias

  • Existen formas de detectar empleados desleales y corruptos. Ciertamente las investigaciones para su detección llevan tiempo y costos. No obstante el daño que esta gente le hace a una organización es mucho mayor, dado que además de pagar más determinados servicios y/o productos, son un mal ejemplo y corroen a otros empleados.
  • Desarrollar una mítica entre los empleados que favorezca el sentido de pertenencia y participación en la organización. Cuando alguien siente suya a la empresa la defiende y la preserva de agresores externos e internos. Valga como ejemplo los tres Organismos de Inteligencia más importantes, que se distinguen de los de los restantes Estados, a saber: Vaticano, Japón e Israel.

12 mar 2008

TODO ES RELATIVO

Todo es relativo... ya lo dijo Einstein, y mas cuando hablamos de tiempo. Para llegar de Pehuajó a París, a Manuelita el viaje le insumió tanto tiempo que llegó arrugadita. Pero si hubiera viajado en avión no habría tenido tiempo ni de despeinarse...
Por eso cuando hablamos de corto, mediano y largo plazo, mas allá de que existan algunos convencionalismos que encuadran a estos términos en intervalos de tiempo, debemos tomarlos en forma relativa.

En la nota publicada en Evaluando ERP con el nombre de “ERP y la planificación de la producción: ¿Largo, corto o mediano plazo?” del autor German Lavalle, se hace referencia a haber detectado en una nota un error conceptual respecto que el ERP no es un sistema de planificación a largo plazo, sino que a su entender es de corto plazo.

Si bien no tengo intención de polemizar con el Sr. Lavalle por cuestiones semánticas, levanto el guante porque yo escribí en la nota “Integración de un ERP con la planta”, también publicada por Evaluando ERP, que el ERP es un sistema de planificación a largo plazo.

Es cierta e impecable la explicación de Lavalle donde asegura que el ERP planifica en corto, solo en la escala de tiempo que esta viendo, es decir, comparándolo con el Plan de Negocios (largo) y el Plan de Operaciones y Ventas (mediano). Pero, una vez que en el ERP esta definido que hay que fabricar de acuerdo al BOM (Bill of Material) y a los Lead Times esta programación ya pasa a ser de largo plazo, porque justamente los Lead Times que maneja el ERP son teóricos y se desconoce al momento de la programación el estado de las maquinas o líneas de producción.
En la practica, los standares de setup y de producción no se cumplen por cuestiones de mantenimiento, performance y paradas no previstas en las maquinas y por ende, los Lead Times se modifican minuto a minuto sin que el ERP se entere. En consecuencia, las Ordenes de Trabajo (Ots) que vengan a continuación se verán afectadas, demoradas o adelantadas, de acuerdo a lo que paso realmente durante el proceso.
Los MES (Manufacturing Enterprise Systems o Sistemas de Ejecución de Manufacturas) conocen y manejan la información del piso de planta en “tiempo real”. Pueden hacer un planeamiento aun a mas corto plazo y ajustar la programación del ERP a medida que van surgiendo problemas que afectan al proceso.

Si somos del departamento de producción la planificación del ERP nos parecerá de largo plazo y si somos el cliente final la misma no podrá decirnos cuando estará disponible nuestro pedido y nos parecerá una eternidad.

Walter Behar, Director de Electrosistema, http://www.tpmpro.com/

3 mar 2008

LOS PUNTOS DÉBILES DE LOS ERP WORLD CLASS (Lo que no se dijo en Evaluando ERP)

¿A quien le importa Latinoamérica?

Hay que tener en cuenta un punto fundamental a la hora de pensar en la adaptación de un producto internacional a las complejas normativas locales: Por ejemplo, los ingresos de SAP en todo Latinoamérica no representa más de un 5% de su facturación global.

Teniendo en cuenta esto, ¿que posibilidades existen que un desarrollador de producto alemán modifique ciertas estructuras profundas del producto, para facilitar la adaptación del mismo a los usos y costumbres de clientes de países pobres y lejanos del cono sur?, ¿Qué lugar en la lista de prioridades pueden ocupar los melindrosos usuarios bolivianos, hondureños, argentinos o venezolanos?

Es bueno recordar que los productos world class nunca terminaron de incorporar en debida forma el uso de la duplicata brasileña, de rigor en la mayor economía de ese país desde hace decenios. Que puede esperar una empresa boliviana o ecuatoriana respecto a sus particularidades fiscales, cuando las poderosas empresas brasileñas no lo consiguen.

Difícil adaptación

Explicado lo anterior queda claro que los representantes de productos world class no tienen muchas esperanzas de recibir gran atención de sus headquarters.

Entonces, con el fin de cubrir las demandas de los clientes nacionales, los implementadores de estos productos suelen recurrir a las más imaginativas artimañas.

En la mayoría de los casos, los clientes se enteran de las limitaciones imperantes en los productos una vez que han firmado largos y complejos contratos, las más de las veces en lenguas foráneas, que bien leídos siempre dejan libre de responsabilidad al proveedor de las extrañas y exóticas disposiciones y costumbres locales.

Esto implica que para solucionar los mismos, el partner, que es el que pone la cara ante el cliente, debe construir una aplicación circundante que resuelve como puede las limitaciones en cuestión.

Lógicamente, este tipo de agregados deterioran, a veces de modo importante, la integridad y la coherencia de los aplicativos.

Finalmente si logran hacerlos funcionar, cosa que ocurre en aproximadamente el 50% de las veces, se trata de implementaciones complejas, costosas de mantener, y muy difíciles para hacerlas evolucionar. Cada cambio o update anual se convierte en un proyecto pesado que muchas veces demanda meses.

Los chivos expiatorios

¿Qué sucede cuando el cliente estalla ante las circunstancias? Normalmente el portador de las culpas será el partner, generalmente un empresario local PYME, que se dirá no se desempeñó adecuadamente.

Los partners nacionales suelen ser fusibles de las importantes rigideces de los productos world class.

Lo que sucede, es que es mucho más sencillo para el cliente aceptar que se equivocó de implementador, que de producto. Y mucho, pero mucho más fácil, discutir con una consultora nacional, las mayoría de las veces pequeña, que con una corporación internacional.

Es entonces cuando el vendor world class arrima al equipo de implementadores de relevo. Estos harán otro intento, normalmente, con el cliente mas resignado a su suerte. Generalmente logran hacerlo funcionar, ya que el cliente acepta al segundo equipo de implementación, lo que no aceptaba al primero.

Pablo Iacub, Presidente Grupo Calipso

2 feb 2008

¿QUÉ PASA CUANDO SE APAGA LA LUZ?

Pedro es un amigo que me pidió ayuda para comprar un ERP. Su mayor preocupación es una posible crisis de energía y su problema es: qué sucedería ante un corte de electricidad. Yo le dije “Pedro, cuando se apaga la luz, se enciende….”

Le recomendé “pídele al proveedor que cargue una transacción de muchos ítems y, mientras la está cargando, desconecta abruptamente la computadora”. Además de la antipatía que esto produce ¿Qué cree usted que puede pasar? Cuando se corta la luz, se enciende la integridad transaccional.

Quizás el problema más clásico de los ERP’S, por tratarse de productos que realizan transacciones muy complejas y extensas, es el de la integridad transaccional.
Veamos un caso típico: Un vendedor realizó una operación que da salida a 40 ítems de mercaderías diferentes a un buen cliente. Llegó el momento de registrar la transacción para facturarla y afectar los archivos que correspondan y de golpe……… la electricidad, la red o el servidor fallan.
Entonces sucede algo por el estilo: Resulta que toda la mercadería, o una parte de ella figura como egresada, pero no se registró la deuda en la cuenta corriente del cliente.
Esto ocurre cuando el ERP en cuestión no tiene integridad transaccional, es decir, que el sistema no garantiza que la transacción se graba completa, o no se graba.
Típicamente los sistemas tenían este tipo de inconvenientes antes de la llegada de los motores de base de datos, que proveyeron herramientas denominadas de control de sección crítica.
Los productos de software que garantizan integridad transaccional no pueden evitar que la electricidad se corte, pero lo que hacen es grabar la transacción completa en un área especial, y recién una vez completada la misma guardan los datos. En caso que la transacción no se complete, los datos de la misma serán eliminados completamente debiendo cargarse nuevamente.
La integridad transaccional es una condición necesaria para garantiza la coherencia de la información en la base de datos.

ELIGIENDO UNA APPLI-STRUCTURE (Lo que no se dijo en Evaluando ERP)




Una respuesta breve podría ser: desde una visión de procesos, no de funciones aisladas ni de características del producto en sí.

¿Qué procesos hacen a la organización diferente de otras?. ¿Cuáles son solo de soporte?. ¿Cuáles deben soportar una operación frecuente y de alto volumen? ¿Cuáles son los procesos que forman parte del “núcleo” de la empresa?.





Desde esta óptica podemos entonces continuar analizando la relación entre procesos de la empresa y funciones que provee el suite aplicativo y el appli-structure bajo estudio, analizando además si la implementación de estas funciones sería inmediata o conviene diferirlas.La elección de un ERP debe realizarse considerando el medio y largo plazo, no solo las necesidades actuales y el proyecto para el año presente. El ciclo de vida del ERP en la empresa excederá largamente la visión solo enfocada en el proyecto. Una visión ampliada y enfocada en los procesos de negocios podrá ayudar a tomar mejores decisiones e incrementar el retorno de la inversión total. Por Ricardo Fisch, Country Manager Grupo ASSA. http://www.grupoassa.com/

¿QUÉ RELACIÓN HAY ENTRE SUS HIJOS Y LAS SUCURSALES?

En los viejos sistemas de gestión el ABM de clientes era muy popular (ABM= Altas, Bajas Modificaciones). Al ingresar a la “pantalla” de ABM se cargaban los datos que incluían información tal como domicilio, teléfono, contactos, etc.
Algo parecido sucedía con el ABM de proveedores en el que se cargaba información similar.

¿Y cuando la misma persona jurídica era cliente y proveedor de la empresa? ¿Qué pasaba?

En este caso los datos debían ser cargados dos veces, y consecuentemente actualizados dos veces en si se producían variaciones.
El mundo va cambiando y hoy las relaciones cruzadas son comunes. Resulta que una misma persona puede ser cliente, proveedor, empleado, y familiar a su vez de otro empleado.

Algunos ERPs rediseñaron su estructura de datos para conceptualizar lo siguiente: Existen personas físicas o jurídicas que cumplen roles, esto es el rol de cliente, o de proveedor, o de socio, o de lo que fuera, pero su información personal no varía fundamentalmente en función de papel que cumpla.
Es así que cuando se ingresan por ejemplo los domicilios, la web, o los teléfonos de un cliente, el mismo ingreso de datos sirve también para su eventual rol de proveedor disminuyendo las tareas de mantenimiento, y fundamentalmente, aumentando la coherencia de la información del sistema.
Así, por ejemplo, se hace viable el mantener cuentas corrientes donde se intercambian bienes o servicios con proveedores que a su vez son clientes.
Y con una estructura de datos así, también se resuelven problemáticas que suelen ser extrañas para los ERPs como ser el manejo de los socios de un club, los alumnos de un colegio o los afiliados a una obra social, que reconocen vínculos familiares, por nombrar algunos ejemplos.

¿Usted tiene hijos o sucursales?

Por ejemplo un ERP que debe facturar en un colegio debe reconocer el vínculo de padre, hijo, hermano. En este caso el alumno no es el cliente del colegio, sino su padre, y normalmente se deben agrupar las cuotas de los hermanos en una misma transacción.

Lo más curioso que llegamos a ver fue definir a todos los miembros de una familia como un conjunto de clientes con sucursales. Este tipo de soluciones es posible, pero antinatural y generadora a posteriori de múltiples problemas, que usualmente se sufren luego durante años.

ATRIBUTOS DE LA FUSIÓN DE INVENTARIOS

Cuando se manejan inventarios en un sistema existe para cada producto un detalle mínimo de definición del mismo, debajo del cual no hay apertura de información.
Vea el caso de los granos. Realmente es interesante. Por ejemplo el trigo a granel. Los que están en el tema hablan del lote (con los datos de fechas, o características de calidad), pero lógicamente dentro del lote es imposible e inútil tener mayor discriminación. En este caso el único atributo de fusión es el lote.

¿Qué pasa con los productos de mayor elaboración? Por ejemplo, en una fábrica de bicicletas. Los fabricantes agrupan las mismas por lotes de producción, pero dentro de esa agrupación distinguen a cada una de ellas por un número de serie. En este caso los atributos de fusión son dos: Lote de producción y serie.

Dicen que la Argentina podría llegar al absurdo de importar leche. Mientras esto no suceda, el ERP debería manejar ciertas particularidades de los lácteos, donde hay lotes de producción, pero dentro de los mismos, fechas de vencimiento diferentes. En este caso los atributos de fusión son el lote y la fecha de vencimiento.
Lógicamente existen muchos otros casos, algunos más o menos obvios, otros muy específicos de mercados verticales. Por este motivo es muy importante que el ERP permita definir los atributos de fusión para cada producto independientemente

IMPUTACIONES DE ÍTEMS DE FACTURAS

En la gran mayoría de los ERPs, cuando se factura, aunque el documento contenga numerosos ítems, a la cuenta corriente va a parar un total que es la sumatoria de todos esos ítems y los impuestos agregados. Esto es lógico ya que de lo contrario el resumen de cuenta de un cliente podría ser una cosa extremadamente larga y compleja.
Pero existen muchos casos donde los clientes pagan algunos ítems específicos de una factura y no otros (podría ser, por ejemplo, por no cumplimiento o disconformidades), o los impuestos de la misma.
En algunos ERPs es posible especificar en un recibo, a que ítems de una factura aplica total o parcialmente.
Las ventajas de este manejo son múltiples: En principio permite mantener clara y bien definida la cuenta corriente del cliente, pero por otra parte permite manejar en debida forma las comisiones por ventas que se calculan sobre cobranzas y tipo de productos.

DETALLES FINOS DE LOS ERP's

Normalmente se evalúa a los productos ERPs por los grandes títulos. Si el producto es cliente servidor o tres capas, si tiene workflow definible o tableros de comando, si integra manufactura o recursos humanos, entre otros.
Pero dentro de los módulos básicos del ERP existen detalles finos que hacen que una aplicación sea mucho mejor o mucho peor al momento de utilizarla, que permita escalar a gran cantidad de puestos o no, que sea útil para empresas localizadas en distintos países, etc. Bajo esta temática (Ver etiquetas en la barra lateral) iremos aportando una colección de puntos que pueden ser muy útiles a la hora de evaluar productos.

¿CUÁLES SON LAS DESVENTAJAS Y PROBLEMAS ASOCIADOS CON LAS IMPLEMENTACIONES DE UN ERP? (Lo que no se dijo en Evaluando ERP)

No es raro escuchar casos en los que al momento de tomar la decisión de adquisición de un sistema ERP, no se consideran los procesos claves de la organización que son tal vez los que proporcionan su mayor ventaja sobre sus competidores.

Debido a esto, una vez elegido el producto, las personas se percatan de que se requiere modificar el software con el fin de ajustarlo a los procesos de negocios que generan la ventaja competitiva de la compañía. Estas modificaciones al software son, con frecuencia, fuente de conflictos que ocasionarán desventajas para la compañía.

Sólo por mencionar algunas de las desventajas, se listan las siguientes:

  • La duración de la implantación del sistema se prolongará más del tiempo inicialmente proyectado.
  • Se introducirán vacíos (bugs) peligrosos dentro del sistema, lo que ocasionará deficiencias en su ejecución.
  • Las futuras actualizaciones del software por parte del proveedor del ERP serán extremadamente difíciles, debido a que ya se encuentra personalizado el software del cliente que hizo las modificaciones, y las actualizaciones requerirán trabajo extra y reescritura del código fuente con el fin de ajustarlo a la nueva versión.

Un aspecto que puede traer grandes costos al implantar un sistema ERP es el hecho de subestimar la asignación de recursos a estrategias de implementación tales como el entrenamiento y capacitación de los usuarios. Lo mejor es asignar los suficientes recursos de tal manera que los usuarios sean capaces de aprender a utilizar y explotar al máximo posible el potencial del ERP con el fin de lograr la meta de toda organización, independientemente del giro y sus objetivos, que es generar riqueza.

No está por demás mencionar algunos de los costos asociados al adquirir un sistema ERP. Este tipo de sistemas, así como proveen de soluciones integrales (en el mejor de los casos) para la compañía, de igual manera sus costos de adquisición son bastante altos. Desde la adquisición de la infraestructura tecnológica y el software complementario (si se requiere), la propia integración de los sistemas internos, servicios de consultoría, entre otros, hasta el costo del propio paquete de software.

En relación a la conversión y análisis de datos, es otro aspecto que puede resultar bastante complicado y costoso si no se manejan adecuadamente. Esta conversión implica mover la información corporativa, tales como registros de clientes y proveedores, datos de diseño de productos, entre otros, de los viejos sistemas al nuevo sistema ERP.

Además, se deben considerar los costos posteriores a la implementación del ERP, siendo estos los costos reales de mantenimiento, actualización y optimización del sistema.

Desafíos mayores
El problema de mayor peso al tomar la decisión de implantar un sistema ERP es sin lugar a dudas el hábito de la gente que trabaja en la compañía. Cambiar los hábitos de la gente será un reto enorme. Hacer que la gente use el software para mejorar las formas de trabajo es por mucho el reto más grande. Si la compañía es resistente al cambio, entonces el proyecto de ERP estará más propenso a fracasar.
Lo anterior, da origen a otro de los retos más grandes que las compañías enfrentan: definir y ejecutar el propio plan de implementación de ERP, siendo éste uno de los aspectos de mayor importancia relacionados con este sistema empresarial tan importante y a la vez tan problemático para una gran cantidad de empresas.