Guía para PyMEs: Plan de continuidad del negocio

Una caída de la luz, una inundación, un incendio o un robo han de considerarse amenazas reales que deben ser tratadas de forma preventiva para evitar, en caso de que estas sucedan, que las pérdidas sean tan graves que afecten a la viabilidad del negocio.

Son múltiples las organizaciones que, independientemente de su tamaño, fracasan o incluso desaparecen por la falta de procesos, mecanismos y técnicas que mitiguen los riesgos a los que están expuestas y garanticen una alta disponibilidad en las operaciones de su negocio.

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Por qué falló la implementación de Avon

El fracaso en la implementación de Avon, un proyecto de USD 125 millones es un  ejemplo de cómo la usabilidad se ha convertido en un tema crítico en el lugar de trabajo. Las personas que están acostumbrados a usar las aplicaciones simples, bien diseñadas en su vida personal, no tienen paciencia  para la tecnología en el trabajo.

En diciembre de 2013 el Wall Street Journal cubrió la noticia de que Avon Products Inc. detuvo la implementación de un proyecto de implementación ERP del software SAP.  El sistema de gestión comenzaría a funcionar en Canadá y luego se extendería por todo el mundo. Se trató de un nuevo sistema de administración de órdenes, proyecto conocido como Service Model Transformation. El SMT combinaba dos productos de SAP (ERP; CRM) con un front-end construido sobre el software de comercio electrónico WebSphere de IBM.

Aún cuando el piloto de Canadá funcionó, Avon resistió el despliegue (rollout) no solo porque el nuevo software interfería en sus operaciones regulares, sino también por las dificultades en el uso del paquete. Entre las fallas detectadas se cuenta el hecho que muchos representantes de venta no pudieron registrarse en el nuevo sitio y, cuando podían hacerlo, el sistema no aceptaba los pedidos o no quedaban guardadas en el sistema y por lo tanto, no se reservaba el inventario. El resultado fue que un tercio de los 300 vendedores independientes abandonaron la compañía y que, debido al sistema de ventas multi-nivel de la empresa, se perdieron 16.000 representantes en todo Canadá.

La compañía se vio forzada a registrar una pérdida en sus estados contables del orden de los USD 100 a USD 125 millones pues la tecnología contratada no pudo ser utilizada tal como había sido prevista.

Pero esta no es la primera debacle de software empresarial que deja mal a Avon. En el año 2011 las operaciones brasileñas sufrieron la cancelación de un proyecto Oracle que contribuyó a las decepcionantes ganancias en ese país.

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8 tendencias del ERP

Probablemente el mercado del ERP sea de cambio constante aunque no se caracterice por la velocidad con que se producen. Pero en los últimos años se han desatado fuerzas que están cambiando lasaplicaciones ERP. Veamos algunas de ellas.

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Auditoría y pericia del ERP: Documentación auditable y deseable tener ante un peritaje

La intención es brindar una lista de los documentos técnicos indispensables para que un Sistema Informático sea auditable y deseable tener ante un peritaje técnico.

Cuando hablamos de documentación técnica del sistema, nos referimos a documentación para llevar a cabo tareas de mantenimiento del sistema, modificaciones, ajustes, nuevas versiones.

Se debe mantener actualizada la siguiente documentación:

1. Parametrización y Desarrollo.
2. Especificación Funcional.
3. Guías técnicas de Instalación y Mantenimiento .
4. Modelo de datos.
5. Estructura de Base de Datos.
6. Modelo de Diccionario de Datos.
7. Documentación de Interfaces.
8. Configuración de Seguridad.

Por otro lado, no debemos olvidar que al ser entregado el sistema, el mismo debe acompañarse con elManual del Usuario.

Contar con un registro y documentación sobre versiones del sistema es muy útil para determinar el alcance del mismo , que tiene implementado cada cliente y cuando fue la última actualización de su sistema.

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Social CRM para relacionarnos con una nueva generación de clientes

Una de las claves de una organización eficiente es lograr mantener un buen contacto con sus clientes. Es por eso que el CRM obtiene cada día más importancia para optimizar esa relación. Es a través del CRM que se logra una ventaja competitiva en el mercado al generar un contacto directo con su público objetivo, y, en consecuencia, más cercano y eficaz. La variable diferencial es poseer una buena lectura de este vínculo que se genera.

En los últimos años, el crecimiento de Internet reconfigura la distribución de los actores y en BtoC -Business To Consumer- es donde se logra una variable interesante a partir de las redes sociales. Los productos adquieren otro valor que va de la mano del valor percibido, ahora significan más que la sola materialidad ya que poseen una valoración simbólica.

Con el surgimiento de las redes sociales los consumidores inconscientemente inauguraron una conversación activa sobre las empresas, los productos que están en venta, los servicios brindados. Es decir, los usuarios hablan de nosotros.

Entonces, ¿podemos no estar en las redes? O mejor, ¿podemos no saber qué se dice en las redes sobre nuestras marcas? La respuesta clara es ¡NO! Porque aunque no exista un perfil activo de la empresa en alguna red social, existirán comentarios que refieren a ella y la presencia social es inevitable. Entonces, la mejor opción es intervenir para influir y moderar de una manera eficiente y proactiva en las conversaciones sociales sobre nuestra marca.

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La evaluación y selección de software ERP

Con frecuencia, la evaluación es un paso que la empresa usuaria acorta y para el cuál no se prepara adecuadamente, pero es uno de los más críticos. Para encontrar la solución óptima, y tomar una decisión confiable, debe considerar la mayor cantidad de opciones posibles.

Con tantas soluciones disponibles, para el comprador de software es una tentación considerar solamente a los líderes de la industria o las primeras opciones que aparecen en los esfuerzos de búsqueda. Este atajo a menudo resulta en la pérdida de la solución ideal. Un buen proceso de evaluación y selección de software, minimiza los riesgos de un proyecto fallido.

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El mundial del fútbol y el mantenimiento de los estadios

En épocas de acontecimientos tan relevantes como el Mundial del Fútbol, resulta más importante que nunca el mantenimiento eficiente de todos los activos físicos de los estadios, aeropuertos y estructuras físicas con gran movimiento de gente.

Que la informática está permanentemente ligada a nuestras actividades cotidianas, es algo que ya todos tenemos adquirido. La sola mención a la revolución que ha producido en las formas de las comunicaciones la difusión del email como medio de intercambiarnos mensajes y de las redes sociales, basta para explicar lo que estamos diciendo.

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En 2015 ¿el 50% del Software CRM será SaaS?

Recientes estudios salidos al mercado anticipan que “el crecimiento de software CRM bajo la modalidad SaaS - Software as a Service - alcanzará un máximo del 80% al 85 % en el año 2025".

Se pronostica además que el servicio crecerá a una tasa anual del 14,8% hasta el 2017, con unos ingresos en la nube que se incrementarán más del 22,6 %". El siguiente gráfico representa una comparación histórica de las tasas de crecimiento del mercado respecto a CRM (Customer Relationship Management) en las distintas áreas.

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El fenómeno de la verticalización

Durante los años 90, los fabricantes de software de gestión empresarial se encontraban inmersos en la extensión del concepto de ERP a todas las áreas de la empresa (financiero, contable, producción, recursos humanos, etc.). Una vez cubiertas todas estas áreas, a partir del año 2000, esos mismos fabricantes optaron por incorporar herramientas que propiciaran la integración entre los distintos stakeholders de todo el proceso (proveedores, empresa, trabajadores, clientes, consumidores finales, etc.), permitiendo una colaboración más horizontal entre todos ellos.

Sin embargo, las herramientas de software de gestión empresarial seguían teniendo un cierto carácter generalista con la intención de abarcar un mercado lo más amplio posible.

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El uso de la tecnología de la información (TI)

El uso de la tecnología de la información (TI) en una organización es una tarea muy compleja y significa en los tiempos de hoy un gran desafío para la administración de cualquier compañía, ya que su uso impacta directamente en todos los aspectos de la misma.

Línea de tiempo

Años atrás, la computación era una herramienta para mejorar la realización de tareas voluminosas y repetitivas, pero en la actualidad, los sistemas de información basados en computadora (CBIS) comprenden a todos los aspectos de las empresas. Los procedimientos, los controles, la información sobre los datos (metadatos) y la toma de decisiones son posibles en la medida en que los CBIS lo posibiliten.

Desde esta óptica, los CBIS (sistemas de información basados en computadora) se puede ver como la solución a un problema de negocio, ya que la TI (tecnología de la información) es un instrumento de poder y valor inmenso, que permite dirigir una empresa de forma más eficaz.

Hoy, a sólo 50 años de su irrupción en los negocios, no deja de sorprendernos, sino que, además, constituye un desafío social de una connotación posiblemente mayor que cualquier otro acontecimiento histórico.

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El camino hacia la implementación en 5 pasos

Cuando una compañía toma de decisión de incorporar un software de gestión, debe tener en cuenta muchos aspectos para justificar su inversión y tener la seguridad de que el ERP escogido funcionará como realmente lo necesita. Encontrar la solución tecnológica adecuada no es fácil y es tan importante como la elección de un proveedor que brinde un servicio de buena calidad.

No serviría de nada encontrar un producto que cubra con todas las necesidades funcionales y tecnológicas que la empresa requiere, si no lo acompaña un proveedor con experiencia que ofrezca valor agregado basado en su trayectoria y experiencia. Por lo tanto, el proceso de selección e implementación de un ERP es largo y complejo.

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¿Se acerca el final del ERP?

Los temores que los ejecutivos pueden tener acerca del Cloud Computing (la nube) pronto se irán cuando verifiquen que los proveedores de servicios en la nube pueden ofrecer soluciones más estables y seguras que cualquier organización interna de TI (Tecnología de la información).

Un reciente artículo publicado por Tien Tzuo en el blog de la Red CIO en la página web de Forbes sugiere que el ERP está muerto. Aunque es un artículo bien escrito y no es inconsistente con lo que muchos otros analistas han afirmado en los últimos tres a cinco años, no estamos convencidos que ello suceda.

Los temores que los ejecutivos pueden tener acerca del Cloud (La nube) pronto se disiparán cuando verifiquen que los proveedores de servicios en la nube pueden ofrecer soluciones más estables y seguras que cualquier organización interna de TI (Tecnología de la información).

Hay una serie de fallas más preocupantes a la suposición que la nube va a dar a los sistemas ERP una muerte lenta y traumática. De hecho, en los años 90 el ASP (Application Service Provider) era el “killer” de las aplicaciones ERP tradicionales. El tiempo pasó y no fue así.

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¿Bye Business By Design? By SAP

El Sábado 19 de Octubre el mundo del software para los negocios se conmovió. La revista alemana Wirtschaftswoche, una publicación semanal de negocios, difundió la noticia que SAP abandonará el desarrollo de la versión Business By Design de su ERP.

El semanario dijo que SAP detendría el desarrollo del software ERP denominado Business By Design, aunque, aclaró que los clientes existentes podrán seguir utilizándolo. Dar a conocer el abandono de Business By Design un día Sábado formó parte de la estrategia de comunicación de SAP para minimizar el impacto que pudiere producir en el mercado. Sin embargo, la noticia corrió como reguero de pólvora y en menos de 8 horas ya había sido levantada por más de 30 medios de difusión; entre ellos: New York Times, Global Post, Big News Networking, Allvoices, West Autralia, Newshour24, Daytoday News, Ibnmoney, USwebdaily, Computer Magazine, Economic Times.

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El equilibrio permanente de la relación cliente-proveedor

En el momento en que una empresa decide seleccionar un sistema de gestión, ya sea un ERP (Enterprise Resource Planning) o CRM (Customer Relatinship Management), se realizan distintas evaluaciones de alcances de cada una de las aplicaciones así como también las capacidades del proveedor para llevar adelante el proyecto.

Una vez finalizada la elección del software adecuado a las necesidades de la organización, comienza la etapa de selección del proveedor que implemente dicha herramienta. Una buena parte del éxito del proyecto, y del ciclo de vida del software, depende en gran medida del desarrollo de la relación cliente-proveedor.
Uno de los puntos principales para evaluar se trata de determinar no sólo el involucramiento del proveedor durante la implementación del software, sino que también conocer cuál será la relación una vez que el sistema comience a funcionar.

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En Foco: CRM para organizaciones medianas y grandes

En este informe, la consultora Forrester evaluó 17 productos importantes en el espacio de una amplia gama de proveedores: CDC Software, FrontRange Solutions, Maximizer Software, Microsoft, NetSuite, Oracle (mirando a su CRM On Demand de Oracle, Oracle E-Business Suite CRM, Oracle PeopleSoft Enterprise CRM y productos de Oracle Siebel CRM), Pegasystems, RightNow Technologies (ahora Oracle RightNow CX Cloud Service), Sage CRM, Sage SalesLogix, Salesforce.com, SAP CRM, SugarCRM, y Ciboodle. El informe fue elaborado con el fin de ayudar a los profesionales a seleccionar la solución adecuada para sus necesidades.

Durante los últimos cinco años, las soluciones de mercado de gestión de relaciones con clientes (CRM), han experimentado un crecimiento considerable y superado ciertas turbulencias, incluyendo la consolidación de proveedores importantes y un rápido aumento de la popularidad de las soluciones en la nube. Además, las tecnologías en rápida evolución, como la participación digital multicanal del cliente, decisiones en tiempo real, la computación social, la gestión de procesos de negocio (BPM), y la movilidad están creando nuevas formas de organizaciones para entregar experiencias de usuario diferenciadas.

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Guía para evitar que las demostraciones de software sean un concurso de belleza

Si bien planificar el proceso de evaluación y selección es importante, las “demos” son la oportunidad de ver un poco más allá del análisis del RFP (Request for Proposal). Si no se hacen correctamente, la evaluación será más costosa, tomará mucho más tiempo, y probablemente se transforme en algo similar a un concurso de belleza. Cuando interviene la subjetividad y las promesas del proveedor influyen en la decisión final del equipo de evaluación, prepárese una us para elegir a la más bonita pieza de software, coronarla como reina y gastar el dinero en viaje, tratamientos de belleza, peinados y maquillaje.

Es bien sabido que la selección del paquete de software incorrecto puede hundir a un ERP, CRM o cualquier otra aplicación de software antes de estar en régimen de producción. Puede minimizarse este riesgo realizando un proceso de evaluación profesional y a conciencia. Existen una amplia variedad de herramientas y recursos para ayudar a seleccionar software y proveedor/ implementador. Cómo seleccionar el mejor software ERP para su empresa y no morir en el intento es parte de nuestro trabajo de divulgación. Las demostraciones son una parte del proceso que, por falta de preparación y gestión, pueden derivar fácilmente en la compra de un paquete malo o en la elección de una empresa poco responsable.


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Cinco reglas para el uso de redes sociales

Las plataformas de redes sociales ya son una parte común de las herramientas que usan los ejecutivos de marketing directo y encargados de publicidad. A medida que las redes sociales se van ampliando, se las considera cada vez más como otro canal de comunicación.

El uso de las redes sociales como plataforma para los mensajes de marketing tiene algunas ventajas, ya que es más barato que otros medios, como publicidad, relaciones públicas y eventos. Sin embargo, como con cualquier otro medio de comunicación, las redes sociales deben ser administradas eficientemente para lograr beneficios.

Existen métodos inteligentes en una forma auténtica de CRM para lograr mayor tasa de respuesta y rentabilidad. La clave es que sea relevante, y que tenga una estrategia sólida. Se debe considerar el CRM Social como una estrategia de negocios y no solo como un medio. Puede traer beneficios al negocio logrando mayor compromiso, participación, e interacción con los clientes, prospectos, y socios en la manera que ellos interactúan con la empresa. Cuenta con una inmediatez única y cuando se usa correctamente, tiene alta tasa de lectura y de respuesta. Abarca todos los servicios de marketing, ventas y clientes.
Hay una característica ineludible del CRM social y es que en breve ya no será opcional para la mayoría de los negocios. Los analistas predicen que las soluciones analytics y que los procesos del CRM tradicional y las redes sociales como Facebook y Twitter serán el nuevo foco de aquí en más. Este nuevo mundo demanda coordinación. Es por eso que resulta importante incluir las tácticas de redes sociales dentro de la estrategia.

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No todos los errores son culpa de tu ERP

Desarrollar, parametrizar, implementar y capacitar para el uso de una herramienta del tipo ERP (generalmente conocidos como sistemas de gestión) no es de las tareas más divertidas que profesionalmente te pueda tocar en tu vida. De hecho, todo lo relacionado con impuestos, circuitos administrativos, controles, presentaciones y gestión, son tareas engorrosas y de difícil consenso entre las partes involucradas en el proyecto.

Hasta acá, nada nuevo. Para salir de la rutina, trataré de darle un enfoque “descontracturado” a este artículo. Sólo me encauzaré un tema que, cuando se produce, altera el ritmo normal de la rutina de trabajo…

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¿CRM como servicio o clásico? SaaS versus On-Premise

a mayor parte de las empresas que han adoptado un CRM (Customer Relationship Management) para mejorar el rendimiento de su negocio han tenido que pasar la disyuntiva de elegir entre la inversión en software y licencias o el uso del CRM como un servicio abonado mensualmente.

CRM On-premise: Es el enfoque convencional, donde se implementa el CRM en las instalaciones de la empresa y la tecnología es gestionada por el equipo interno de Tecnología de Información (TI). La compañía goza de un control completo sobre la base de datos, mientras que el departamento de TI asegura su buen funcionamiento.
CRM como servicio: La CRM está alojado en un lugar, a disposición de sus clientes a través de internet y se paga como un servicio periódico, típicamente mensual. El usuario inicia sesión en el sistema, ya que se conecta a su CRM en la empresa.

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Auditoría de sistemas ERP y la vinculación con otras tecnologías

La auditoría informática suele definirse, sintéticamente, como el proceso de recoger, agrupar y evaluar evidencias para determinar si la tecnología y las definiciones funcionales de los sistemas de información salvaguardan el activo empresarial, llevan a cabo eficazmente los fines de la organización y utilizan eficientemente los recursos. Dada la complejidad de los sistemas de información de hoy en día, se puede intuir, rápidamente, que este no es un proceso simple.

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