¿QUÉ PASA CUANDO SE APAGA LA LUZ?

Pedro es un amigo que me pidió ayuda para comprar un ERP. Su mayor preocupación es una posible crisis de energía y su problema es: qué sucedería ante un corte de electricidad. Yo le dije “Pedro, cuando se apaga la luz, se enciende….”

Le recomendé “pídele al proveedor que cargue una transacción de muchos ítems y, mientras la está cargando, desconecta abruptamente la computadora”. Además de la antipatía que esto produce ¿Qué cree usted que puede pasar? Cuando se corta la luz, se enciende la integridad transaccional.

Quizás el problema más clásico de los ERP’S, por tratarse de productos que realizan transacciones muy complejas y extensas, es el de la integridad transaccional.
Veamos un caso típico: Un vendedor realizó una operación que da salida a 40 ítems de mercaderías diferentes a un buen cliente. Llegó el momento de registrar la transacción para facturarla y afectar los archivos que correspondan y de golpe……… la electricidad, la red o el servidor fallan.
Entonces sucede algo por el estilo: Resulta que toda la mercadería, o una parte de ella figura como egresada, pero no se registró la deuda en la cuenta corriente del cliente.
Esto ocurre cuando el ERP en cuestión no tiene integridad transaccional, es decir, que el sistema no garantiza que la transacción se graba completa, o no se graba.
Típicamente los sistemas tenían este tipo de inconvenientes antes de la llegada de los motores de base de datos, que proveyeron herramientas denominadas de control de sección crítica.
Los productos de software que garantizan integridad transaccional no pueden evitar que la electricidad se corte, pero lo que hacen es grabar la transacción completa en un área especial, y recién una vez completada la misma guardan los datos. En caso que la transacción no se complete, los datos de la misma serán eliminados completamente debiendo cargarse nuevamente.
La integridad transaccional es una condición necesaria para garantiza la coherencia de la información en la base de datos.

ELIGIENDO UNA APPLI-STRUCTURE (Lo que no se dijo en Evaluando ERP)

Una respuesta breve podría ser: desde una visión de procesos, no de funciones aisladas ni de características del producto en sí.

¿Qué procesos hacen a la organización diferente de otras?. ¿Cuáles son solo de soporte?. ¿Cuáles deben soportar una operación frecuente y de alto volumen? ¿Cuáles son los procesos que forman parte del “núcleo” de la empresa?.

Desde esta óptica podemos entonces continuar analizando la relación entre procesos de la empresa y funciones que provee el suite aplicativo y el appli-structure bajo estudio, analizando además si la implementación de estas funciones sería inmediata o conviene diferirlas.La elección de un ERP debe realizarse considerando el medio y largo plazo, no solo las necesidades actuales y el proyecto para el año presente. El ciclo de vida del ERP en la empresa excederá largamente la visión solo enfocada en el proyecto. Una visión ampliada y enfocada en los procesos de negocios podrá ayudar a tomar mejores decisiones e incrementar el retorno de la inversión total. Por Ricardo Fisch, Country Manager Grupo ASSA. http://www.grupoassa.com/

¿QUÉ RELACIÓN HAY ENTRE SUS HIJOS Y LAS SUCURSALES?

En los viejos sistemas de gestión el ABM de clientes era muy popular (ABM= Altas, Bajas Modificaciones). Al ingresar a la “pantalla” de ABM se cargaban los datos que incluían información tal como domicilio, teléfono, contactos, etc.
Algo parecido sucedía con el ABM de proveedores en el que se cargaba información similar.

¿Y cuando la misma persona jurídica era cliente y proveedor de la empresa? ¿Qué pasaba?

En este caso los datos debían ser cargados dos veces, y consecuentemente actualizados dos veces en si se producían variaciones.
El mundo va cambiando y hoy las relaciones cruzadas son comunes. Resulta que una misma persona puede ser cliente, proveedor, empleado, y familiar a su vez de otro empleado.

Algunos ERPs rediseñaron su estructura de datos para conceptualizar lo siguiente: Existen personas físicas o jurídicas que cumplen roles, esto es el rol de cliente, o de proveedor, o de socio, o de lo que fuera, pero su información personal no varía fundamentalmente en función de papel que cumpla.
Es así que cuando se ingresan por ejemplo los domicilios, la web, o los teléfonos de un cliente, el mismo ingreso de datos sirve también para su eventual rol de proveedor disminuyendo las tareas de mantenimiento, y fundamentalmente, aumentando la coherencia de la información del sistema.
Así, por ejemplo, se hace viable el mantener cuentas corrientes donde se intercambian bienes o servicios con proveedores que a su vez son clientes.
Y con una estructura de datos así, también se resuelven problemáticas que suelen ser extrañas para los ERPs como ser el manejo de los socios de un club, los alumnos de un colegio o los afiliados a una obra social, que reconocen vínculos familiares, por nombrar algunos ejemplos.

¿Usted tiene hijos o sucursales?

Por ejemplo un ERP que debe facturar en un colegio debe reconocer el vínculo de padre, hijo, hermano. En este caso el alumno no es el cliente del colegio, sino su padre, y normalmente se deben agrupar las cuotas de los hermanos en una misma transacción.

Lo más curioso que llegamos a ver fue definir a todos los miembros de una familia como un conjunto de clientes con sucursales. Este tipo de soluciones es posible, pero antinatural y generadora a posteriori de múltiples problemas, que usualmente se sufren luego durante años.

ATRIBUTOS DE LA FUSIÓN DE INVENTARIOS

Cuando se manejan inventarios en un sistema existe para cada producto un detalle mínimo de definición del mismo, debajo del cual no hay apertura de información.
Vea el caso de los granos. Realmente es interesante. Por ejemplo el trigo a granel. Los que están en el tema hablan del lote (con los datos de fechas, o características de calidad), pero lógicamente dentro del lote es imposible e inútil tener mayor discriminación. En este caso el único atributo de fusión es el lote.

¿Qué pasa con los productos de mayor elaboración? Por ejemplo, en una fábrica de bicicletas. Los fabricantes agrupan las mismas por lotes de producción, pero dentro de esa agrupación distinguen a cada una de ellas por un número de serie. En este caso los atributos de fusión son dos: Lote de producción y serie.

Dicen que la Argentina podría llegar al absurdo de importar leche. Mientras esto no suceda, el ERP debería manejar ciertas particularidades de los lácteos, donde hay lotes de producción, pero dentro de los mismos, fechas de vencimiento diferentes. En este caso los atributos de fusión son el lote y la fecha de vencimiento.
Lógicamente existen muchos otros casos, algunos más o menos obvios, otros muy específicos de mercados verticales. Por este motivo es muy importante que el ERP permita definir los atributos de fusión para cada producto independientemente

IMPUTACIONES DE ÍTEMS DE FACTURAS

En la gran mayoría de los ERPs, cuando se factura, aunque el documento contenga numerosos ítems, a la cuenta corriente va a parar un total que es la sumatoria de todos esos ítems y los impuestos agregados. Esto es lógico ya que de lo contrario el resumen de cuenta de un cliente podría ser una cosa extremadamente larga y compleja.
Pero existen muchos casos donde los clientes pagan algunos ítems específicos de una factura y no otros (podría ser, por ejemplo, por no cumplimiento o disconformidades), o los impuestos de la misma.
En algunos ERPs es posible especificar en un recibo, a que ítems de una factura aplica total o parcialmente.
Las ventajas de este manejo son múltiples: En principio permite mantener clara y bien definida la cuenta corriente del cliente, pero por otra parte permite manejar en debida forma las comisiones por ventas que se calculan sobre cobranzas y tipo de productos.

DETALLES FINOS DE LOS ERP's

Normalmente se evalúa a los productos ERPs por los grandes títulos. Si el producto es cliente servidor o tres capas, si tiene workflow definible o tableros de comando, si integra manufactura o recursos humanos, entre otros.
Pero dentro de los módulos básicos del ERP existen detalles finos que hacen que una aplicación sea mucho mejor o mucho peor al momento de utilizarla, que permita escalar a gran cantidad de puestos o no, que sea útil para empresas localizadas en distintos países, etc. Bajo esta temática (Ver etiquetas en la barra lateral) iremos aportando una colección de puntos que pueden ser muy útiles a la hora de evaluar productos.

¿CUÁLES SON LAS DESVENTAJAS Y PROBLEMAS ASOCIADOS CON LAS IMPLEMENTACIONES DE UN ERP? (Lo que no se dijo en Evaluando ERP)

No es raro escuchar casos en los que al momento de tomar la decisión de adquisición de un sistema ERP, no se consideran los procesos claves de la organización que son tal vez los que proporcionan su mayor ventaja sobre sus competidores.

Debido a esto, una vez elegido el producto, las personas se percatan de que se requiere modificar el software con el fin de ajustarlo a los procesos de negocios que generan la ventaja competitiva de la compañía. Estas modificaciones al software son, con frecuencia, fuente de conflictos que ocasionarán desventajas para la compañía.

Sólo por mencionar algunas de las desventajas, se listan las siguientes:

• La duración de la implantación del sistema se prolongará más del tiempo inicialmente proyectado.
• Se introducirán vacíos (bugs) peligrosos dentro del sistema, lo que ocasionará deficiencias en su ejecución.
• Las futuras actualizaciones del software por parte del proveedor del ERP serán extremadamente difíciles, debido a que ya se encuentra personalizado el software del cliente que hizo las modificaciones, y las actualizaciones requerirán trabajo extra y reescritura del código fuente con el fin de ajustarlo a la nueva versión.

Un aspecto que puede traer grandes costos al implantar un sistema ERP es el hecho de subestimar la asignación de recursos a estrategias de implementación tales como el entrenamiento y capacitación de los usuarios. Lo mejor es asignar los suficientes recursos de tal manera que los usuarios sean capaces de aprender a utilizar y explotar al máximo posible el potencial del ERP con el fin de lograr la meta de toda organización, independientemente del giro y sus objetivos, que es generar riqueza.

No está por demás mencionar algunos de los costos asociados al adquirir un sistema ERP. Este tipo de sistemas, así como proveen de soluciones integrales (en el mejor de los casos) para la compañía, de igual manera sus costos de adquisición son bastante altos. Desde la adquisición de la infraestructura tecnológica y el software complementario (si se requiere), la propia integración de los sistemas internos, servicios de consultoría, entre otros, hasta el costo del propio paquete de software.

En relación a la conversión y análisis de datos, es otro aspecto que puede resultar bastante complicado y costoso si no se manejan adecuadamente. Esta conversión implica mover la información corporativa, tales como registros de clientes y proveedores, datos de diseño de productos, entre otros, de los viejos sistemas al nuevo sistema ERP.

Además, se deben considerar los costos posteriores a la implementación del ERP, siendo estos los costos reales de mantenimiento, actualización y optimización del sistema.

Desafíos mayores
El problema de mayor peso al tomar la decisión de implantar un sistema ERP es sin lugar a dudas el hábito de la gente que trabaja en la compañía. Cambiar los hábitos de la gente será un reto enorme. Hacer que la gente use el software para mejorar las formas de trabajo es por mucho el reto más grande. Si la compañía es resistente al cambio, entonces el proyecto de ERP estará más propenso a fracasar.
Lo anterior, da origen a otro de los retos más grandes que las compañías enfrentan: definir y ejecutar el propio plan de implementación de ERP, siendo éste uno de los aspectos de mayor importancia relacionados con este sistema empresarial tan importante y a la vez tan problemático para una gran cantidad de empresas.

EL SOFTWARE, LOS DINOSAURIOS Y LA EVOLUCIÓN DE LAS ESPECIES (Lo que no se dijo en EvaluandoERP)

Mi hijo de 5 años, fanático de los dinosaurios, me decía que cuando caiga el próximo me-teorito que termine con la era de los humanos él se va a meter en la pileta, abajo del agua, para sobrevivir al fuego y poder ver que animales dominarán la tierra en la próxima era. No creo que ni él, ni sus hijos, ni nietos lleguen a ver una nueva especie dominante, pero seguro nosotros veremos en poco tiempo quienes serán los líderes del software empresarial, ya que como decía Charles Darwin “It is not the strongest of the species that survives, nor the most intelligent that survives. It is the one that is the most adaptable to change”. Por Ing. Federico Gurban, Director Comercial Intelap.