25 abr. 2008

PYMES - INFORMACIÓN Y TOMA DE DECISIONES

Las transacciones de compras, ventas, pagos y cobros adecuadamente procesadas, permiten emitir información sobre base cierta que, sin dudas, facilita la toma de decisiones, permitiendo generar cambios que redundan en importantes beneficios para la empresa.

Es increíble, hoy en día, ver en distintas organizaciones de pequeña, mediana y, en algunos casos, de gran envergadura, el uso cotidiano de diversas planillas de cálculo. En ellas se vuelcan variados tipos de datos, obtenidos a partir de diferentes transacciones (comerciales, financieras, operativas), a efectos de obtener información a ser utilizada en distintos sectores de la compañía (Contaduría, Tesorería, Gerencias).
El problema es que se ocupa un considerable tiempo de las personas diseñando las distintas planillas, de manera tal que éstas prevean el registro de todos los ítems sujetos al análisis de su destinatario, para obtener la información deseada; existe una inversión importante de tiempo en la carga de datos, sin mencionar las correcciones de errores habituales en fórmulas mal cargadas u olvidadas en algún lugar de la inmensa planilla.

¿Cómo se puede evitar esta situación? A través del uso de un Software de Gestión Administrativa Integral.

En forma sencilla, práctica y segura, se logra obtener toda la información requerida, a través de las propias transacciones.

Quienes registran las operaciones al momento de realizar cada una de ellas, estarán procesando, en forma ordenada y debidamente parametrizadas, las distintas transacciones que se verán reflejadas en Informes de distintas características, las cuales, finalmente, serán de suma utilidad para la toma de decisiones. De esta manera, se evita la necesidad de utilizar nuevos tiempos para las cargas posteriores de las mismas transacciones en planillas de cálculo.


- No hay razones para continuar con el primitivo mecanismo de registro de las transacciones -
Mediante el uso de un Sistema de Gestión Integral no existe documentación procesada en forma aislada; existe lo que se llama simultaneidad en las registraciones. Esto quiere decir que la información final es obtenida a partir de los propios registros de la compañía (ingresados por única vez), eliminando los errores de esas complejas planillas de cálculo, sujetas a errores humanos, tanto en la carga de datos como en el planteo de distintas fórmulas.

Entonces cabe preguntarse: ¿Cómo elegir un Sistema de Gestión Integral si no se cuenta con personal idóneo en sistemas? ¿Se debe cambiar el equipamiento? ¿Se necesita personal calificado para el uso del software?
Y una pregunta más que importante para quienes no quieren perder contacto con las Planillas de Excel: ¿pueden exportarse los datos procesados en el Sistema de Gestión Administrativa a dichas planillas?
Estos interrogantes se resuelven sencillamente eligiendo un software adaptable al tipo de actividad de la empresa y evaluando los requerimientos de usuarios y destinatarios.

Norma Becchino
mailto:consultas@softplan.com.ar

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