¿Hasta dónde es bueno personalizar o customizar un ERP?

Cuando las empresas evalúan cuál será el mejor ERP para su negocio, seguramente califican mejor a aquel que se apega de manera más exacta a sus procesos actuales. Esto suena sensato y hasta obvio, ¿no es así?

Sin embargo, se encontrarán que hasta los ERP (Enterprise Recource Planning) más caros están diseñados para soportar procesos genéricos en cada tipo de industria y es muy probable que algunas funciones no logren apegarse cien por ciento a la manera en que se ejecutan los procesos de su empresa en particular. Lo lógico será que para estos casos se requiera realizar una adaptación. 

Hace no muchos años, la mayoría de las adaptaciones a los ERP se realizaban obligatoriamente mediante desarrollos. Hoy en día con la infraestructura  y herramientas tecnológicas que ofrecen los sistemas de gestión empresarial de última generación, una gran cantidad de adaptaciones se consideran más ya como una configuración que como un desarrollo.

Aún con estas facilidades todavía se encuentran particularidades inherentes a cada negocio, que difícilmente estarán incluidas de fábrica, por lo que considerar hacer desarrollos en la versión estándar del ERP sigue siendo una buena manera de lograr que cubra la mayor parte de las peculiaridades de cada organización. A pesar de ello, hacer modificaciones también tiene sus riesgos.  A continuación se mencionan algunos de los más importantes a tener presentes:

• Puede poner en riesgo la coherencia de la información  si los desarrollos se hacen sin tomar en cuenta otras funciones relacionadas que pudieran afectarse. Si se modifica el código fuente original, aparte de perder la garantía pondrás en riesgo la integridad general de todo el sistema empresarial.   Sugerencia: Involucra solo a desarrolladores certificados en el ERP específico y que usen las mejores prácticas publicadas y aprobadas por el fabricante. Verifica que el ERP que adquieras permita hacer desarrollos sin riesgo de modificar el código fuente original.

• Se complican las actualizaciones a las nuevas versiones. Es común que en las nuevas versiones existan mejoras tanto en funciones como en el propio diseño de la base de datos que pueden hacer que sus desarrollos actuales no se ejecuten correctamente. Será necesario que se realicen trabajo de análisis de cambios, modificaciones o  incluso volver a desarrollar las adaptaciones, con el consecuente gasto en tiempo y dinero. Sugerencia: Desde el momento en que decidan el ERP que adquirirán asegúrense que contenga herramientas que faciliten estas tareas como Migración de Datos, Programación por Capas, Proyectos de Desarrollo y Comparación de Códigos.

• Se requiere administración adicional para control de versiones. Los desarrollos que realices a tu ERP se encuentran solamente en tu instalación.  Si necesitaras hacer una reinstalación deberás asegurarte de contar con la última versión de todos tus desarrollos además de los medios originales de instalación del ERP. Sugerencia: Desde un inicio establece políticas de documentación y cambios y aprovecha las herramientas de respaldos y control de versiones que debe incluir el ambiente de desarrollo de tu ERP.

• Se reducen las personas de las que puedes obtener ayuda. Una de las ventajas de adquirir un ERP comercial es que puedes encontrar más fácilmente personas y organizaciones con conocimiento experto de los cuales puedes adquirir servicios o contratarlas dentro de tu empresa. Entre más desarrollos incorpores a tu ERP, más diferente será de lo que conocen los expertos, resultando cada vez menos útiles. Por otro lado, los empleados que conocen todas esas diferencias te causarán un problema si deciden dejar tu empresa. Sugerencia: Para no convertir tu ERP en un “Alien” debes mantener los desarrollos al mínimo y evita modificar la lógica básica de operación del ERP. Siempre es más seguro agregar que modificar.

• Definitivamente te casas con el proveedor. El hecho de adquirir un ERP comercial respaldado por una marca reconocida y una empresa seria de tecnología, te dará acceso a una red de distribuidores de la que puedes obtener los servicios requeridos. Pero entre más desarrollos solicites a tu proveedor de servicios de tecnología, más dependerás de él y se volverá el único distribuidor con capacidad de poder entender todas las adaptaciones realizadas. Sugerencia: Formar un equipo interno de expertos en el ambiente de desarrollo que sea capaz de entender lo realizado de manera externa por el proveedor, además de diseñar y realizar desarrollos propios.

• Tendrás que hacer tus propios manuales de operación. Los mejores ERP invierten muchos recursos en documentar en manuales de operación todas las funciones y procesos que se incorporan versión tras versión. De manera que cualquier usuario tendrá a mano lo necesario para consultar alguna duda en la operación del sistema empresarial. Sin embargo, estos manuales estándar terminarán siendo inútiles si los desarrollos que se han incorporado han modificado significativamente la manera en que opera alguna función. Por lo tanto, tendrás que dedicar tiempo y recursos para generar y mantener los manuales internos que incluyan las modificaciones realizadas. Sugerencia: Usar herramientas que faciliten la documentación de los procesos. Algunos ERP (Enterprise Resource Planning) de última generación ya incluyen estas herramientas que generan la documentación de manera automática mientras se realiza la tarea dentro del sistema.

• Podrás incorporar hasta la última característica especial de tu negocio. En primera instancia esto suena más como una ventaja que como un riesgo. Pero el tratar de convertir cualquier característica especial en una adaptación te hará perder la oportunidad de poder revisar y mejorar los procesos actuales de tu empresa. El hecho de que siempre se haya hecho así, no significa que sea la  única ni la mejor manera de ejecutar un proceso. Sugerencia: Ver cada característica especial detectada como una excelente oportunidad de mejora. Permite que tu proveedor de servicios de tecnología te haga sugerencias de alternativas de solución. Esta manera de pensar es clave para mantener los desarrollos al mínimo y de usar las mejores capacidades tecnológicas de tu ERP.

• Los usuarios finales querrán incluir su modo particular de trabajar. Un buen implementador sabe que se deben atender (incluso con desarrollos) los requerimientos de los procesos básicos dentro de la empresa y los requerimientos surgidos de los diferentes roles en una empresa. Sin embargo, se corre el riesgo de caer en el extremo de que cualquier preferencia personal se considere como requerimiento, Esto puede ser el generador de muchos desarrollos, la mayor parte de ellos inútiles. Sugerencia: Al evaluar un ERP verifica que incluya cierta libertad de personalización bajo el control de cada usuario, sin que ello implique un desarrollo.

Todo lo anterior no quiere decir que se deban evitar los desarrollos a toda costa; a veces estos son necesarios. Pero es mejor tomar en cuenta los riesgos mencionados al momento de decidir si debería o no incluir un nuevo desarrollo en su valioso ERP.

Por Justo Barrientos Consultor Sr. de Microsoft Dynamics AX de la empresa GCG. www.gcg.com.mx